Lesezeit: 3 Min
Datenschutz im Unternehmen praktisch umsetzen
Um den Datenschutz im Unternehmen ausreichend umsetzen zu können, gilt es eine Reihe Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umzusetzen. Dabei stellen sich viele Verantwortliche regelmäßig die Frage: Wie kann ich die Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen überprüfen, Schwachstellen entdecken und somit darauf reagieren?
Ein regelmäßiges Datenschutz-Audit kann dabei ein hilfreiches Instrument sein.
Vorgaben im Datenschutz in NRW
Um den Datenschutz im Unternehmen korrekt und ausreichend umzusetzen, müssen Verantwortliche unterschiedliche Vorgaben umsetzen. Dazu gehören zum Beispiel:
- Einhaltung der Betroffenenrechte
- Einhaltung der Informationspflichten für Betroffene
- Einführung und Umsetzung von ausreichenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
- Erfassung aller Verarbeitungen von personenbezogenen Daten in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Auftragsverarbeitungen auf die Notwendigkeit von AV-Verträgen hin prüfen
Darüber hinaus gibt es noch weitere Vorgaben im Datenschutz, die eingehalten werden müssen. Hinzu kommen dabei noch unterschiedlichste Ansprüche bei Betroffenenanfragen oder möglichen Datenpannen. Dabei kann es unter Umständen recht komplex sein, den Datenschutz so umzusetzen, dass er den Vorgaben entspricht.
BLOG-TIPP: WAS IST DATENSCHUTZ UND WAS BEDEUTET DIESER FÜR UNTERNEHMEN?
Was ist ein Datenschutz-Audit?
Ein Audit durchleuchtet Prozesse, Anforderungen und Richtlinien, zum Beispiel diese, die in der DS-GVO vorgegeben sind. Ein Datenschutz-Audit kann von einem externen Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden. Dabei kann der Fachmann den Datenschutz in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation auf Grundlage der aktuellen Anforderungen beurteilen.
Das Audit zeigt also mögliche Schwächen im Datenschutz auf und gibt damit Orientierungspunkte, welche Vorgaben im Datenschutz noch umgesetzt oder angepasst werden müssten.
BLOG-TIPP: WER MUSS SICH AN DEN DATENSCHUTZ HALTEN?
Warum ein Datenschutz-Audit?
Das Datenschutz-Audit überprüft also, wie wirksam die Maßnahmen sind, die im Unternehmen angewendet werden. Darüber hinaus fordert die DS-GVO ein Verfahren, das regelmäßig kontrolliert, ob die entsprechenden Maßnahmen, vor allem die TOM ausreichend umgesetzt werden.
Datenschutzmanagementsystem durch ein Audit unterstützen
Um den Datenschutz ausreichend umzusetzen, sollten Verantwortliche ein Datenschutzmanagementsystem nutzen. Das Datenschutz-Audit kann auch eingesetzt werden, um die Erstellung eines solchen Systems zu verbessern und die Umsetzung zu unterstützen.
Vorteile eines Datenschutz-Audits
Mit einem Datenschutz-Audit, dass durch einen externen Datenschutzbeauftragten erstellt werden kann, kann man Datenschutzgesetze einhalten und den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Ein Datenschutz-Audit ist eine wichtige Maßnahme, um die Effizienz und Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen zu überprüfen und mögliche Schwachstellen zu identifizieren.
Einer der Hauptvorteile eines Datenschutz-Audits ist die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Datenschutzpraktiken des Unternehmens zu bewerten. Das Audit umfasst eine umfassende Analyse der Datenschutzrichtlinien und -verfahren, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Dies ermöglicht es potenzielle Risiken zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Ein weiterer Vorteil eines Datenschutz-Audits ist die Identifizierung von Schwachstellen im Datenschutzmanagement des Unternehmens. Durch eine detaillierte Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen können mögliche Lücken oder Mängel aufgedeckt werden. Dies kann dazu beitragen, Datenschutzverletzungen oder Datenpannen zu verhindern und das Risiko für das Unternehmen zu minimieren. Mit den Ergebnissen des Audits kann der externe Datenschutzbeauftragte Empfehlungen für Verbesserungen und Optimierungen geben, um eine effektive Datenschutzstrategie zu entwickeln.
BLOG-TIPP: WER MUSS SICH AN DEN DATENSCHUTZ HALTEN?
DS-GVO und BDSG umsetzen
Ein weiterer wichtiger Vorteil eines Datenschutz-Audits ist die Unterstützung bei der Einhaltung der Datenschutzvorgaben. Diese können komplex sein und sich ständig ändern. Durch das regelmäßige Durchführen eines Datenschutz-Audits wird sichergestellt, dass das Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Vorgaben ist und angemessene Maßnahmen zur Einhaltung ergreift. Dies minimiert das Risiko von Sanktionen oder rechtlichen Konsequenzen durch Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen.
BLOG-TIPP: DS-GVO UND BDSG: BUSSGELDER IM DATENSCHUTZ
Häufige Herausforderungen beim Datenschutz-Audit
Es gibt unterschiedliche Herausforderungen, die im Datenschutz auf den Verantwortlichen zukommen können. Mögliche Schwachstellen die im Datenschutz-Audit aufgedeckt werden können:
- mangelnde Dokumentation der Datenverarbeitung
- unzureichende Schulung der Mitarbeiter zum Datenschutz
- Unsicherheit bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- nicht ausreichende Umsetzung der Vorgaben im Datenschutz
BLOG-TIPP: MITARBEITERSCHULUNGEN ALS NOTWENDIGE MASSNAHMEN IM DATENSCHUTZ
Ziele des Datenschutz-Audits
Ein Datenschutz-Audit durch einen externen Datenschutzbeauftragten ermöglicht eine umfassende Bewertung der Datenschutzpraktiken, die Identifizierung von Schwachstellen und die Unterstützung bei der Einhaltung von Datenschutzvorgaben. Unternehmen können von einem solchen Audit profitieren, indem sie sicherstellen, dass sie einen effektiven Datenschutz gewährleisten und das Vertrauen ihrer Kunden und Partner erhalten. Ein Datenschutz-Audit ist daher eine wichtige Maßnahme für Unternehmen, die ihre Datenschutzmaßnahmen verbessern möchten.
Mehr zu unserem Datenschutz-Audit finden Sie hier.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Wir betreuen Mandanten in Köln, Düsseldorf, Siegen, Bonn, Siegburg und ganz NRW. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.