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Datenschutzmaßnahmen richtig umsetzen
Angesichts der Tatsache, dass immer mehr Daten verarbeitet werden, spielt auch der Datenschutz eine immer wichtigere Rolle in Unternehmen, Schulen, Vereinen, Praxen und anderen Organisationen.
Wer den Datenschutz nicht nach den gesetzlichen Vorgaben umsetzen und nachweisen kann, der riskiert empfindliche Strafen durch die Aufsichtsbehörden. In NRW gibt es zahlreiche Unternehmen und Organisationen, die darüber hinaus einen Datenschutzbeauftragten benötigen.
BLOG-TIPP: UMSETZUNG DER DS-GVO: BESTELLPFLICHT FÜR DEN (EXTERNEN) DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Wofür braucht man den Datenschutz in einem Unternehmen?
Wenn Daten verarbeitet werden, egal ob digital, analog, in Massen oder in kleinen Mengen, es können immer auch personenbezogene Daten betroffen sein. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss der Datenschutz eingehalten werden. Das Bedeutet, dass vor allem die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umgesetzt werden müssen.
Der Datenschutz schützt unter anderem den Betroffenen, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es geht darum, diese Person vor Schaden zu schützen, der durch die unrechtmäßige Verarbeitung, Weitergabe, Änderung oder Löschung seiner Daten entstehen kann.
Es gilt also jene personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung in sämtlichen Prozessen zu identifizieren und einer Prüfung auf die Umsetzung des Datenschutzes hin zu unterziehen. Sollten die Prozesse nicht datenschutzkonform sein, muss an diesen Stellen zwingend nachgebessert werden.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN NACH DS-GVO?
IT-Sicherheit und Datenschutz
Vor allem durch die zunehmende digitale Verarbeitung von Daten, werden auch die Mengen der verarbeiteten personenbezogenen Daten deutlich mehr. Um diese Daten entsprechend der Vorgaben zu schützen, müssen sogenannte technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) eingeführt werden. Die IT-Sicherheit spielt dabei eine grundlegende Rolle. Die Art und Weise, wie Daten digital verarbeitet, aber auch übermittelt, gespeichert und gelöscht werden, spielt für die Einhaltung der Vorgaben eine wichtige Rolle.
Es gibt zahlreiche Tools und Technologien, die den Schutz von Daten verbessern können. Dazu gehören zum Beispiel Verschlüsselungstechnologien oder Firewalls, die den Zugriff auf Netzwerke beschränken. Auch die Aufbewahrung von Daten spielt eine wichtige Rolle. Personendaten sollten nur so lange gespeichert werden, wie es wirklich notwendig ist. Danach sollten sie gelöscht oder vernichtet werden.
BLOG-TIPP: CYBERSICHERHEIT – ANGRIFFE BRINGEN AUCH DATENSCHUTZ IN GEFAHR
Dabei muss auch auf die neuen Gegebenheiten des Arbeitens außerhalb der Büroräume eingegangen werden – zum Beispiel zu nennen sind hier Homeoffice oder das mobile Arbeiten von Unterwegs, welche durch die Digitalisierung vorangetrieben werden. Ebenso verändert sich die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch die zunehmende Verarbeitung durch mobile Endgeräte. Alle diese Prozesse müssen bei der Einhaltung der Datenschutzvorgaben berücksichtig werden.
BLOG-TIPP: WIE KANN IN NRW DER DATENSCHUTZ IM HOMEOFFICE SICHER UMGESETZT WERDEN?
Datenschutz-Management und Datenschutz-Audit
Neben der digitalen Datenverarbeitung muss auch der Datenschutz bei der analogen Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingehalten und betrachtet werden. Ein Datenschutz-Management-System hilft dabei, den Datenschutz in der Organisation strukturiert umzusetzen und konsequent zu aktualisieren und weiterzuentwickeln.
Darüber hinaus macht es Sinn, durch ein regelmäßiges Datenschutz-Audit durch einen Fachmann den Status Quo des Datenschutzes feststellen zu lassen. Der meist externe Fachmann in Sachen Datenschutz kann dabei Schwachstellen erkennen und darauf hinweisen, darüber hinaus kann er beratend zur Seite stehen, wenn es darum geht, diese Schwachstellen zu beheben.
Mehr zum Datenschutzaudit finden Sie auch auf unserer Homepage.
Datenschutz-Grundverordnung im Unternehmen umsetzen
Um den Datenschutz und die DS-GVO im Unternehmen umzusetzen, gibt es unterschiedliche Pflichten und Optionen, die umgesetzt werden müssen, dazu gehören zum Beispiel:
- Erfassung jeglicher Verarbeitung von personenbezogenen Daten im sogenannten Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Einrichtung von technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zum Schutz der personenbezogenen Daten
- Bestellen eines (externen) Datenschutzbeauftragten
- Durchführung von Mitarbeiterschulungen im Datenschutz
- Einhaltung der Betroffenenrechte
- Einhaltung der Grundsätze im Datenschutz
- Datenschutzerklärung auf der Homepage
- Prüfung von Auftragsverarbeitung und Festlegung von AV-Verträgen
- In bestimmten Fällen die Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen und Risikoanalysen
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ FÜR UNTERNEHMEN IN NRW – GRUNDSÄTZE DES DATENSCHUTZES
Schulung der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz
Die Mitarbeiter, welche mit den personenbezogenen Daten umgehen, sollten im Datenschutz entsprechend der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes regelmäßig geschult werden. Vor allem Sie können eine Schwachstelle im Umgang mit den Daten darstellen, können aber auch ein Sicherheitsstandard für den Datenschutz darstellen.
BLOG-TIPP: MITARBEITERSCHULUNGEN ALS NOTWENDIGE MASSNAHMEN IM DATENSCHUTZ
Wie können Unternehmen die DS-GVO und Datenschutz erfolgreich umsetzen?
Insgesamt ist der Schutz von personenbezogenen Daten und die Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen ein komplexes Thema. Ein Datenschutzbeauftragter in NRW kann Unternehmen und Organisationen dabei unterstützen, die Vorgaben der DS-GVO einzuhalten und die nötigen Maßnahmen zum Schutz von Daten zu ergreifen.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Wir betreuen Mandanten in Köln, Düsseldorf, Siegen, Bonn, Siegburg und ganz NRW. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.