GoBD-Verfahrensdokumentation

Anforderungen prüfen, umsetzen und anpassen

Die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ oder kurz GoBD, waren schon Thema in unseren Blogbeiträgen.

Grund genug auf die komplexen Richtlinien dieser Grundsätze genauer einzugehen. Daher werden wir uns in diesem Blog noch einmal damit beschäftigen, was genau eine GoBD-konforme Verarbeitung für Unternehmer bedeutet.

Wer muss die Vorgaben der GoBD einhalten?

Die Einhaltung der GoBD wird vom Finanzamt bei einer Betriebsprüfung kontrolliert und gilt für jeden Unternehmer. Dabei ist es nicht relevant, ob dieser bilanzierungspflichtig ist oder nicht. Auch die Befreiung von der Umsatzsteuer befreit nicht von der Umsetzung der GoBD-Vorgaben. Die Verantwortung für die Umsetzung der Vorgabe liegt dabei immer beim Unternehmer.

Wie funktioniert die Umsetzung der GoBD?

Um die Vorgaben entsprechend umzusetzen, benötigt es verschiedene Bausteine. Dazu gehören z.B.: die GoBD-konforme Software und deren Verwendung. Darüber hinaus müssen Arbeitsweisen an die Richtlinien angepasst, Archivierungen revisionssicher gemacht werden und eine vollständige Verfahrensdokumentation aller Geschäftsvorfälle angelegt werden.

Dies betrifft alle steuerrelevanten Dokumente, egal ob diese digital oder analog eingehen. Die Vorgänge sind danach unter folgenden Gesichtspunkten zu bearbeiten, darzustellen und aufzubewahren:

  • nachvollziehbar
  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • geordnet
  • unverfälscht

Das stellt gewisse Anforderungen an EDV-Systeme, mit denen die Geschäftsvorfälle entsprechend bearbeitet werden.

GoBD-Grundsätze im Einzelnen

Bei den Vorgaben der GoBD gibt es bestimmte Grundsätze, die jeder Unternehmer einhalten muss. Auf diese werden wir im Folgenden näher eingehen.

Zu diesen Grundsätzen gehören:

GoBD – Grundsatz: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle Geschäftsfälle müssen durch einen Beleg nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Eine vollständige und lückenlose Verfahrensdokumentation muss für den Prüfer gewährleistet werden. Das gilt ebenso, wenn die wichtigen Daten in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden. Vor allem bei der Konvertierung von Daten, können hier aber durchaus Stolpersteine entstehen, welche durch einen Fachmann beurteilt werden sollten.

GoBD – Grundsatz: Vollständigkeit

Jeder Geschäftsvorfall muss festgehalten werden, und zwar vollständig. Dazu sollten bei Einnahmen und Ausgaben zum Beispiel Informationen wie eine eindeutige Belegnummer, das Belegdatum, Beträge, Mengenangaben und so weiter erfasst werden.

Eine weitere wichtige Rolle im Rahmen der Vollständigkeit spielen auch die Aufbewahrungspflichten, die gesetzlich vorgeschrieben sind.

GoBD – Grundsatz: Richtigkeit

Selbstverständlich müssen die Belege die entsprechenden Geschäftsvorfälle tatsächlich wahrheitsgemäß dokumentieren. Zur Richtigkeit gehört dabei auch die entsprechend korrekte Kontierung.

GoBD – Grundsatz: Zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung

Wichtig bei der GoBD-konformen Erfassung eines Geschäftsvorfalls ist ein entsprechender enger zeitlicher Zusammenhang. Buchungen müssen also zeitlich nah nach dem Eingang des Geschäftsvorfalls geschehen, um eine spätere Manipulation durch eine geänderte Buchung zu verhindern.

GoBD – Grundsatz: Ordnung und Unveränderbarkeit

Um diesen Grundsatz zu erfüllen, müssen die Geschäftsvorfälle für einen Dritten nachvollziehbar sein und demnach systematisch erfasst werden. Dabei muss unterschieden werden zwischen baren oder bargeldlosen, steuerpflichtigen, nicht steuerbaren und steuerfreien Vorgängen.

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Geschäftsvorfälle unveränderbar sind. Konkret bedeutet das, dass ein Dokument immer in seiner ursprünglichen Form nachvollziehbar bleibt und Änderungen oder Löschungen klar dokumentiert werden. Diese Änderungen müssen ebenfalls so dokumentiert sein, dass sie nicht veränderbar sind.

GoBD – Die Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist fast immer verpflichtend und wird entsprechend von den Finanzämtern kontrolliert. Diese stellt ein zentrales Informationsdokument dar. Hier werden alle Abläufe und der Aufbau der elektronischen Buchführung dokumentiert und dargestellt.

Aus der Verfahrensdokumentation sollten Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des EDV-basierten Verfahrens hervorgehen. Dabei sollte die Dokumentation vollständig, lückenlos und schlüssig sein.

Alle Systeme und Vorgänge sind betroffen

Egal ob die Belege digital oder in Papierform eingehen und dann entsprechend verarbeitet werden, alle Geschäftsvorfälle müssen den GoBD-Richtlinien gemäß behandelt werden. Darüber hinaus sind fast alle Systeme eines Unternehmens von diesen Vorgaben betroffen und müssen entsprechend eingerichtet sein. Um die Vorgaben einzuhalten, macht es Sinn, ein internes Kontrollsystem einzuführen, welches die entsprechende Einhaltung der Vorgaben dokumentiert. Hier kann Ihnen ein Fachmann bei der Betreuung beratend zur Seite stehen.

Datenschutzberater.NRW bietet Ihnen Hilfe bei der GoBD-Verfahrensdokumentation an. Lesen Sie mehr dazu hier: GOBD-VERFAHRENSDOKUMENTATION

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie die GoBD-Vorgaben ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.

GoBD: Welche Richtlinien müssen Unternehmen in NRW einhalten
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