GoBD-Verfahrensdokumentation

Warum die Verfahrensdokumentation umgesetzt werden muss

Bereits Ende 2019 hat das Bundesministerium für Finanzen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – veröffentlicht.

Hier werden verpflichtende Vorgaben für Organisationen jeglicher Art und Größe gemacht – dies gilt unabhängig der Bilanzierungspflicht.  „Mit dem BMF-Schreiben werden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff neugefasst. Es tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014, BStBl I S. 1450..“ (Quelle: Bundesministerium für Finanzen).

GoBD-Vorgaben: Folgen bei Nichteinhaltung

Bei einer Betriebsprüfung wird auch regelmäßig geprüft, ob die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation durchgeführt wird und auch die entsprechenden Softwares eingesetzt werden. Ist dies nicht der Fall, kann u.U. eine ordnungsgemäße Buchführung nicht mehr gewährleistet werden. Das bedeutet unter Umständen auch, dass bei einer unzureichenden Verfahrensdokumentation die gesamte Buchführung verworfen werden kann.

Was bedeutet GoBD-konform?

Die Abkürzung GoBD steht, wie oben schon angeführt für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie enthalten Vorgaben für EDV-Systeme, welche steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten.

Unter anderem geht es also um die Gewährleistung einer reibungslosen Betriebsprüfung. Dabei müssen alle Geschäftsvorfälle

  • nachvollziehbar
  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • geordnet
  • unverfälscht und unveränderbar

aufbewahrt werden. Dies muss nach den Vorgaben der GoBD in Form einer Verfahrensdokumentation entstehen. Die Vorgaben der GoBD sind daher auch Teil einer Betriebsprüfung.

GoBD-Richtlinien – Welche Pflichten entstehen

Eine Verfahrensdokumentation muss für jedes System, welches Daten verarbeitet, erstellt werden. Allgemeine Anforderungen an eine GoBD-konforme Umsetzung sind dabei:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, insbesondere:
    • Vollständigkeit
    • Richtigkeit
    • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
    • Ordnung
    • Unveränderbarkeit

GoBD-Vorgaben als Chance für das Unternehmen

Die aktuelle Prüfungslage des Finanzministeriums macht klar, dass es unvermeidlich ist, die Vorgaben des GoBD-Erlasses zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen umzusetzen. Aber auch wenn die Vorgaben der GoBD Ihren Ursprung in der Betriebsprüfung haben, so ist eine Umsetzung auch für andere Bereiche, wie den Datenschutz wichtig.

Die Grundlagen, die hier umgesetzt werden, können als Mehrwert für die Organisation im eigenen Unternehmen betrachtet werden, wenn sich zum Beispiel Prozesse ändern oder als Grundlage für ein gut funktionierendes Qualitätsmanagement oder auch als Grundlage für die Abläufe im Datenschutz.

Mehr über die Verfahrensdokumentation im Unternehmen und den Datenschutz finden Sie auch in unserem Blog.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie die GoBD-Vorgaben ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.

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