Datenschutz und Informationspflichten: Eine Richtlinie für Unternehmen und Organisationen

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DS-GVO- und BDSG-konforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Datenschutz ist heutzutage mehr als nur ein gesetzliches Muss; es bildet das Rückgrat der Vertrauensbeziehung zwischen Verbrauchern und Unternehmen oder Organisationen. Ein wesentlicher Bestandteil der Vorgaben aus der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sind die Informationspflichten, welche sicherstellen, dass Betroffene klar und prägnant über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden.

In diesem Blog-Artikel ergründen wir, was Datenschutz genau bedeutet, welche Informationspflichten bestehen und wie Unternehmen sowie Organisationen diese erfolgreich umsetzen können.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN NACH DS-GVO?

Bedeutung des Datenschutzes für Organisationen

Der Schutz personenbezogener Daten ist nicht nur eine Anforderung, die in der DS-GVO und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt ist, sondern sichert auch den Schutz der Grundrechte und Freiheiten natürlicher Personen. Unternehmen und Organisationen müssen personenbezogene Daten so verarbeiten, dass die Sicherheit und Privatsphäre der Dateninhaber gewährleistet sind.

Die DS-GVO und ihre globalen Gegenstücke

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) setzt Standards für den Datenschutz in der Europäischen Union. Darüber hinaus haben auch andere Länder ähnliche Gesetze eingeführt, wie zum Beispiel der California Consumer Privacy Act (CCPA) in den USA. Auch wenn diese sich zum Beispiel unter Umständen in der Definition der personenbezogenen Daten unterscheiden, haben diese Verordnungen eines gemeinsam: strenge Informationspflichten für die verarbeitenden Stellen.

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Informationspflichten – Was ist zu beachten?

Damit Betroffene verstehen, wie ihre Daten verwendet werden, müssen Firmen und Organisationen bei der Erfassung der personenbezogenen Daten sogenannte Informationspflichten einhalten, die u.a. folgende Informationen beinhalten:

•  Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,
• Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen bzw. des Datenschutzbeauftragten (falls notwendig bzw. vorhanden),
• Informationen zu Datenübermittlungen an Drittländer und die dazugehörigen Sicherheitsgarantien,
• Speicherdauer bzw. Löschfristen der Daten oder die Kriterien für ihre Festlegung,
• Rechte der Betroffenen in Bezug auf ihre Daten, einschließlich des Rechts auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.

BLOG-TIPP: PRAXISTIPP DATENSCHUTZ – INFORMATIONSPFLICHTEN RICHTIG UMSETZEN

Transparente Kommunikation

Unternehmen und Organisationen müssen für Transparenz sorgen, indem sie ihre Datenschutzerklärungen leicht zugänglich und verständlich gestalten. Dies beinhaltet auch, die Betroffenen über Änderungen der Datenschutzpraktiken rechtzeitig zu informieren.

Umsetzung der Datenschutzbestimmungen

Es ist wichtig, dass Compliance-Maßnahmen implementiert werden, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu gewährleisten. Hierzu können zählen:

• Regelungen für regelmäßige Datenschutz-Audits,
• Datenschutz-Folgenabschätzungen für risikoreiche Verarbeitungstätigkeiten,
• Benennung eines (externen) Datenschutzbeauftragten,
• Mitarbeitertrainings und Sensibilisierungskampagnen,
• Die Etablierung von Prozessen zur Reaktion auf Anfragen von Betroffenen bezüglich ihrer Rechte und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

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Umgang mit Datenschutzverletzungen

Unternehmen und Organisationen müssen für Fälle von Datenschutzverletzungen, sogenannten Datenpannen, gerüstet sein. Dies beinhaltet, einen Plan für Notfälle vorzubereiten und die Datenschutzbehörden sowie die betroffenen Personen zeitnah zu informieren, sollte es zu einer Verletzung kommen.
Zielsetzung sollte aber in jedem Fall sein, dass die Vorgaben im Datenschutz so umgesetzt werden, dass es zu keinen Datenschutzverletzungen kommen kann. Die Implementierung der Vorgaben aus DS-GVO und BDSG sind dabei der erste und maßgebliche Schritt. Dazu gehören auch die Informationspflichten für Betroffene. Werden diese nicht umgesetzt, kann bereits ein Verstoß gegen die Vorgaben im Datenschutz vorliegen.

Der Datenschutzbeauftragte und die Informationspflichten

Datenschutz und die damit einhergehenden Informationspflichten sind unverzichtbare Elemente einer verantwortungsbewussten Unternehmensführung. Sie garantieren nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern schärfen auch das Bewusstsein für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Betroffenen.

Ein (externer) Datenschutzbeauftragter kann Ihnen bei der Umsetzung des Datenschutzes beratend zur Seite stehen und Ihnen Tipps und Informationen zu der Erstellung der wichtigen Informationspflichten für Betroffene geben.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.