GoBD-Verfahrensdokumentation

GoBD – Pflichten und Chancen für die Betriebsprüfung

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – was sperrig klingt, das sollte im Alltag eines jeden Unternehmens, jeder Arztpraxis und jeder Kanzlei verpflichtend durchgeführt werden. Die GoBD sind nämlich nicht zuletzt Teil einer Betriebsprüfung, wenn Sie datenverarbeitende Systeme bei Ihrer Buchführung nutzen.

Datenschutzberater.NRW zeigt in diesem Blogartikel auf, worauf Sie bei der Verfahrensdokumentation nach GoBD achten sollten und welche Grundlagen Sie beachten müssen. Wir möchten Ihnen aber auch deutlich machen, welche Vorteile eine Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen haben kann.

BMF-Schreiben als Grundlage

Die Finanzverwaltung hat am 28.11.2019 ein neues BMF-Schreiben zum Thema GoBD veröffentlicht – es trägt den Titel „Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es beinhaltet nach eigenen Angaben eine „Verwaltungsanweisung des Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland.“ (Das gesamte Schreiben finden Sie auf dem offiziellen Internetauftritt des Bundesfinanzministeriums.) Hierbei handelt es sich um eine Neufassung der bereits 2014 gemachten Angaben.

Doch was bedeutet das für ein Unternehmen und wie können Sie die GoBD anwenden, um sie sinnvoll zu nutzen? Wie in der Einleitung schon erwähnt, ist die Verfahrensdokumentation für jedes Unternehmen Pflicht – die GoBD bilden so zu sagen den Leitfaden, um diese umzusetzen. Was hierbei immer deutlicher wird: Die GoBD werden nun auch Teil der Betriebsprüfung, vielmehr noch werden sie von der Finanzverwaltung auch zu Prüfungsschwerpunkten erklärt.

Zu den Prüfungsschwerpunkten zählen demnach unter anderem:

  • Warenwirtschafts- und andere Vorsysteme
  • Zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen
  • Vorliegen von Verfahrensdokumentationen

Man kann feststellen, dass die Finanzverwaltung in Ihrer Arbeit nun ebenso weg von Einzelbelegprüfungen, hin zu Prüfungen von Verarbeitungssystemen geht. Ein Check der Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) ist daher unerlässlich und sollte einen Schwerpunkt in der Vorbereitung eines Unternehmens bei der Betriebsprüfung sein. Aber auch im Alltag eines jeden Unternehmen macht es Sinn, sich unabhängig von Betriebsprüfungen mit der Dokumentation von DV-Systemen zu beschäftigen.

Auch die Analyse durch IT-Fachprüfer häufen sich immer mehr und machen eine entsprechend vorbereitete Verfahrensdokumentation nach den GoBD-Grundsätzen unerlässlich. Durch diese neue Art der Prüfung, gibt die Finanzbehörde zum einen vor, dass sich der Steuerpflichtige bereits um eine gewisse eigenständige Dokumentation und nicht zuletzt auch gewisser Weise um eine interne Prüfung bemüht, zum anderen kann sie sich, nicht zuletzt mit weniger Personalaufwand, um die genauere Prüfung von anderen Bereichen kümmern.

Folgende Inhalte werden geprüft und entsprechend erwartet:

  • Analyse der Betriebsabläufe
  • Systemprüfung der DV-Systeme
  • Vorlage der entsprechenden Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen zu den DV-Systemen
  • Vorlage von Protokollen über das Einrichten und Programmieren der Datenverarbeitungssysteme
  • Digitale Grundaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen
  • Fehlende Verfahrensdokumentation – fatale Folgen für ein Unternehmen

Man muss sich klarmachen, dass eine Verfahrensdokumentation für jedes DV-System erstellt werden muss, welches im Betrieb genutzt wird. Der Alltag in deutschen Unternehmen zeigt jedoch, dass besonders Programmierprotokolle, digitale Grundaufzeichnungen und eben auch die hier thematisierten Verfahrensdokumentation bei den Unternehmen noch nicht angelegt sind. Das hat bei einer Prüfung fatale Folgen, denn die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist in diesem Moment nicht mehr gewährleistet.

Was bedeutet das bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung? – Eindeutig hat dies zur Folge, dass die Finanzverwaltung bei einer sogenannten formellen Schätzungsbefugnis, die bei einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung entsteht, Sicherheitszuschläge von bis zu 10% auf die erklärten Umsätze erheben kann. Das kann die Existenz vieler Unternehmer bedrohen.

Der GoBD-Erlass als Chance für das Unternehmen

Zum einen macht die aktuelle Prüfungslage des Finanzministeriums klar, dass es unvermeidlich ist, die Vorgaben des GoBD-Erlasses zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen umzusetzen. Wichtig dabei ist aber auch, dass man diese als Chance sehen kann, die Verfahrensdokumentation strukturierter und für eine Betriebsprüfung geeignet vorzubereiten.

Die Verfahrensdokumentation kann darüber hinaus einen Mehrwert für die Organisation im eigenen Unternehmen darstellen, wenn sich zum Beispiel Prozesse ändern oder als Grundlage für ein gut funktionierendes Qualitätsmanagement.

Betrachtet man die vorschreitende Einflussnahme der IT auf die internen unternehmerischen Prozesse, so liegt es auf der Hand, dass eine Verfahrensdokumentation nach GoBD-Vorgaben eine erhebliche Arbeitserleichterung für einen Unternehmer darstellen kann.

Datenschutzberater.NRW – Ihr Ansprechpartner für die Umsetzung der GoBD

Auch bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen und der Umsetzung der GoBD finden sie bei Datenschutzberater.NRW die richtigen Ansprechpartner. Wir möchten Ihnen die Berührungsangst mit diesem Tool nehmen und mit Ihnen gemeinsam ein Konzept erarbeiten, dass Sie in Ihrem Unternehmensalltag sinnvoll und nutzbar umsetzen können.

Unsere Mitarbeiter sind geschult auf dem neusten Stand der GoBD – so hat der Geschäftsführer von Datenschutzberater.NRW Dennis Manz erst im November 2019 erneut an einer Weiterbildung zum Thema teilgenommen. Durch unser Netzwerk an Experten können wir sicherstellen, dass wir hier immer auf dem Laufenden bleiben. Mehr zu unserer GoBD-Beratung finden Sie hier.

Da die Abläufe der GoBD sowohl denen im Datenschutz als auch denen der Verfahrensverzeichnisse ähneln, können wir die Themen gut miteinander verknüpfen und unsere Erfahrungen in den Bereichen effektiv einfließen lassen. Mit Datenschutzberater.NRW – können Sie der nächsten Betriebsprüfung und auch den Vorgaben im Bereich Datenschutz entspannt entgegensehen.

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Datenschutz in der Praxis – Verfahrensdokumentation im Unternehmen