Datenschutz und IT-Sicherheit

Sicherheit mit Sprachassistenten im Alltag

Sie erfreuen sich immer größerer Beliebtheit: Smart Speaker. In vielen Haushalten sind die praktischen Helfer nicht mehr wegzudenken und auch in vielen Organisationen wie Unternehmen, Schulen, Vereinen, Praxen und so weiter werden diese vermehrt genutzt.

Vor allem die Sprachsteuerung ist dabei für die meisten Menschen ein wichtiges Tool. Doch was bedeutet die Nutzung eines Smart Speakers für den Datenschutz?

Was ist ein Smart Speaker?

Smart Speaker sind Lautsprecher, die durch eine Verbindung mit dem Internet unterschiedliche Funktionen ausführen können. Dazu gehören das Abspielen von Musik, Nutzung von Streamingdiensten, Nachrichten, Podcast oder sonstigen Audiodiensten, die man aus dem Internet abrufen kann.

Darüber hinaus kann man über die Smart Speaker auch bestimmte Funktionen, wie Smart-Home-Steuerungen von Elektrogeräten, Steckdosen oder Leuchtmitteln nutzen. Über verschiedene Geräte kann man sich auch mit sogenannten Drop-in-Funktionen mit anderen Menschen in anderen Räumen des Hauses verbinden.

Hinzu kommt, dass die Steuerung meist auch über eine App auf dem Smartphone gesteuert werden kann. Das kann auch über eine Sprachsteuerung geschehen.

Die Geräte sind dabei so gestaltet, dass sie im Grunde immer im Bereitschaftsmodus sind und auf bestimmte Markerworte angeschaltet werden. Wenn diese Worte genutzt werden, überträgt das Gerät via Internet die gesprochenen Worte an den Hersteller, wo die Daten verarbeitet werden, um mögliche Aktionen auszuführen. In manchen Fällen kann es auch vorkommen, dass Daten zur Verarbeitung an Drittanbieter weitergegeben werden.

Manche Geräte stehen im Verdacht, dauerhaft Daten an die Anbieter zu übermitteln, die im Raum gesprochen werden. Nicht selten werden die „Kommandos“ aufgezeichnet. Unterschiedliche Funktionen können abgeschaltet werden.

Smart Speaker als Gefahr für den Datenschutz?

Gerade weil immer öfter auch in Unternehmen vor allem auch Geräte mit einer Sprachsteuerung genutzt werden oder sich Arbeitsbereiche durch das Home-Office auch in das private Umfeld verlagern, spielt der Datenschutz eine immer größere Rolle im Umgang mit dieser Art von Geräten.

Wann immer personenbezogene Daten eines Betroffenen verarbeitet werden, sollte der Datenschutz im Umgang mit den Daten geprüft werden. Besteht zum Beispiel die Gefahr, dass personenbezogene Daten eines Betroffenen durch das Gerät unbeabsichtigt verarbeitet werden, weil die Aufzeichnung eingeschaltet ist – kann eine meldepflichtige Datenpanne entstehen.

Vorkehrungen im Umgang mit personenbezogenen Daten treffen

Umso wichtiger ist es, dass am Arbeitsplatz oder überall dort, wo personenbezogene Daten verarbeitet, werden keine Smart Speaker vorhanden sind bzw. gewisse Regeln eingehalten werden.

Um die Nutzung von Smart Speakern sicherer zu machen, sollten folgende grundlegende Tipps eingehalten werden:

  • Nutzen Sie ein eigenes Netzwerk über den Router, um andere Geräte im Umgang mit dem Smart Speaker zu schützen
  • Sichern Sie die Sprachsteuerung durch ein PIN oder ein Passwort
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Benutzerprofile in Bezug auf aufgezeichnete Befehle
  • Wenn Ihnen im Benutzerprofil Unregelmäßigkeiten auffallen, sollten Sie diese löschen
  • Erwähnen Sie keine sensiblen Daten wie Kennwörter oder personenbezogene Daten, wenn sich ein Smart Speaker im Umfeld befindet
  • Prüfen Sie, wann immer es sinnvoll ist, ob der Smart Speaker abgeschaltet werden sollte

Achtung beim Datenschutz und Smart Speakern in Unternehmen

Vor allem im Bereich von Unternehmen sollte der Einsatz von Smart Speakern genau geprüft und entsprechend gesichert werden. Der Verlust von personenbezogenen Daten durch die Nutzung eines Smart Speakers, kann schnell zu einer meldepflichtigen Datenpanne führen.

Besonders in Zeiten von Home-Office sollten auch die Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten und dem Smart Speaker sensibilisiert werden. Am sinnvollsten ist es, eine entsprechende Arbeitsanweisung im Umgang mit Smart Speakern zur Verfügung zu stellen. Eventuell kann auch eine entsprechende Betriebsanweisung dazu beitragen, vor allem im Datenschutz eine gewisse Sicherheit herzustellen.

Richten Sie darüber hinaus den Arbeitsplatz mit den entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor unbefugten Zugriffen ein.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – HOMEOFFICE UNTER DER LUPE

Smart Speaker im Datenschutz

Um herauszufinden, welche Daten durch einen Smart Speaker möglicherweise verarbeitet werden, sollten immer auch Fachleute zur Beurteilung hinzugezogen werden, wenn es um die Beurteilung der entsprechenden Sicherheit und dem Datenschutz geht.

Im Datenschutz sollte bei der Nutzung von Smart Speakern im Unternehmen immer auch der (externe) Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.

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