Neuerungen der GoBD-Richtlinien 2025

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Welche Vorgaben Unternehmen und Organisationen jetzt umsetzen müssen

2020 wurde die Fassung der sogenannten GoBD-Vorgaben neu aufgelegt. Seither gab es bereits eine Anpassung und auch 2025 gab es noch einmal eine Anpassung. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“.

Der etwas sperrige Begriff beschreibt vor allem den vorgeschriebenen Umgang mit der elektronischen Buchführung durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF). Welche neuen Anpassungen es jetzt gibt, lesen Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet GoBD genau?

Die GoBD stellen sicher, dass elektronische Aufzeichnungen und Unterlagen den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung entsprechen. Das bedeutet, dass die Daten vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein müssen. Diese Grundsätze gewährleisten, dass die Finanzbehörden bei einer Prüfung die Geschäftsvorfälle nachvollziehen und überprüfen können.

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Wer muss die GoBD einhalten?

Die GoBD gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die steuerlich relevante Daten elektronisch erfassen oder aufbewahren. Das betrifft Kaufleute aller Größenordnungen, Freiberufler und Selbstständige, die digitale Buchführung nutzen, Organisationen mit elektronischer Rechnungsstellung sowie Anbieter von Buchhaltungssoftware. Die GoBD sind keine eigenständigen Gesetze, sondern Verwaltungsvorschriften zur Umsetzung der steuerlichen Pflichten.

Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Buchführung?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchführungssysteme und Prozesse folgende Kriterien erfüllen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Geschäftsvorfälle, Unveränderbarkeit der Daten, Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen sowie eine zeitgerechte Erfassung. Darüber hinaus müssen die Daten geordnet und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben.

Wie kann ich meine Buchhaltung GoBD-konform gestalten?

Die GoBD-konforme Buchhaltung erfordert eine sorgfältige Auswahl geeigneter Softwarelösungen, die den Anforderungen entsprechen, sowie die Einrichtung klarer Prozesse und Dokumentationen. Es empfiehlt sich, die eingesetzten Systeme regelmäßig zu überprüfen und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Bei der Umsetzung unterstützen wir Sie gerne mit individueller Beratung.

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Sind elektronische Rechnungen GoBD-konform?

Elektronische Rechnungen sind unter den GoBD zulässig, sofern sie unverändert und vollständig gespeichert werden. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die Verwendung standardisierter Formate wie PDF/A unterstützt die Einhaltung dieser Anforderungen.

Wie dokumentiere ich die GoBD-konforme Buchführung richtig?

Eine umfassende Dokumentation umfasst die Beschreibung der eingesetzten Software, der Abläufe zur Datenerfassung und -verarbeitung sowie der Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit. Änderungen an Daten müssen protokolliert werden. Diese Dokumentation dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden und ist ein wesentlicher Bestandteil der GoBD-Compliance.

Aktuelle Änderungen der GoBD-Richtlinien

Die GoBD-Richtlinien wurden kürzlich bereits zum zweiten Mal überarbeitet, um auf verschiedene Entwicklungen und Neuerungen, insbesondere im Bereich der Digitalisierung, zu reagieren. Ein wichtiger Aspekt dieser Anpassungen ist die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung), die nun auch in den GoBD berücksichtigt wird.

Im Zuge der Überarbeitung wurden Formulierungen präzisiert und an neue Prozesse angepasst. So finden sich Ergänzungen wie der Begriff „Datensätze“ oder die genauere Bezeichnung „XML-File-Datei, strukturierter Teil einer E-Rechnung“ anstelle des bisherigen „XML-File“. Auch Begriffe wie „Kontoauszüge in PDF oder Papier“ wurden durch „Dateien im PDF-Format oder papierhafte Belege“ ersetzt, ebenso wurde „Kontoumsatzdaten“ durch den allgemeineren Begriff „Dateien“ ausgetauscht.

Änderungen der GoBD durch weitere Digitalisierung notwendig

Diese Änderungen spiegeln die fortschreitende Digitalisierung wider und berücksichtigen unter anderem moderne Archivierungsprozesse sowie die digitale Betriebsprüfung. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:

• Es ist keine zusätzliche PDF-Kopie oder ein Ausdruck mehr erforderlich, wenn entsprechende Fakturierungssysteme genutzt werden. Unternehmen sollten ihre Systeme auf diese Anforderungen prüfen.
• Für geeignete E-Rechnungen im XML-Format entfällt die Pflicht zur bildhaften Kopie, sofern Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Inhalte gewährleistet sind.
• Bei hybriden Rechnungsformaten reicht künftig eine XML-Datei aus, sofern alle relevanten steuerlichen Inhalte enthalten sind.
• Nicht alle technischen Zahlungsbelege sind aufbewahrungspflichtig – dies gilt jedoch nur, wenn sie nicht die einzige Abrechnungsgrundlage darstellen oder für die steuerliche Einordnung notwendig sind.
• Elektronische Dokumente, wie beispielsweise die E-Rechnung, sind nun ausdrücklich als aufbewahrungspflichtige Unterlagen in den GoBD aufgeführt und müssen im empfangenen Format archiviert werden.
• Zusatzinformationen, die maschinenlesbar und geprüft sind, müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

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Bei Betriebsprüfungen: mittelbarer Datenzugriff

Die neuen GoBD-Anpassungen konkretisieren auch den sogenannten mittelbaren Datenzugriff im Rahmen von Betriebsprüfungen. Unternehmen sind verpflichtet, auf Anforderung Auswertungen aus ihrem Buchführungssystem bereitzustellen. Alternativ kann ein Nur-Lese-Zugriff auf das System gewährt werden. Wichtig ist, dass hierfür keine zusätzliche Software programmiert werden muss.

Diese Regelung soll eine praktikable und zugleich rechtssichere Umsetzung gewährleisten. Ist dies nicht möglich, kann der Prüfer einen direkten Datenzugriff verlangen.

Implementierung der E-Rechnung

Die Anpassungen verdeutlichen, dass Unternehmen die E-Rechnung einführen und entsprechende Systeme integrieren müssen, um diese Rechnungen gemäß den aktualisierten GoBD-Vorgaben zu erfassen.

Mitarbeiter sollten in die neuen Prozesse eingebunden und entsprechend geschult werden. Zudem sind die internen Richtlinien zur Erfassung und Archivierung anzupassen. Auch die Verfahrensdokumentation sowie die eingesetzten Systeme sollten auf die neuen Anforderungen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

GoBD als unverzichtbarer Bestandteil

Die GoBD sind ein unverzichtbarer Bestandteil der digitalen Buchführung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten in Deutschland. Unternehmen aller Branchen und Größen müssen die Anforderungen erfüllen, um bei Betriebsprüfungen keine Nachteile zu erleiden.

Durch die Einführung der E-Rechnung wurde nun das BMF den weiteren Ansprüchen für einen angepassten Umgang gerecht. Die Anpassungen und neuen Ansprüche gelten ab sofort.

Die Umsetzung erfordert eine sorgfältige Dokumentation, geeignete technische Maßnahmen und klare organisatorische Prozesse. Wir unterstützen Sie gerne bei der GoBD-konformen Gestaltung Ihrer Systeme und Prozesse, um Rechtssicherheit und Transparenz zu gewährleisten.

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Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.