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Welche wichtigen Änderungen gibt es im Datenschutz?
Viele Unternehmen haben einen Fuhrpark, der durch unterschiedlichste Prozesse gesteuert wird. Im Zuge dieser Nutzung können an unterschiedlichsten Stellen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei muss auch zwingend der Datenschutz umgesetzt werden.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN NACH DS-GVO?
Die Bedeutung des Datenschutzes im Firmenfuhrpark
Im Zeitalter der Digitalisierung und des Datenschutzes ist es für Unternehmen unerlässlich, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter, Kunden, Interessenten und Lieferanten – also den Betroffenen zu schützen.
Im Zusammenhang mit einem Firmenfuhrpark sollten Unternehmen besondere Vorsicht walten lassen. Denn hier werden nicht nur Informationen wie Führerscheine oder Kontaktdaten verarbeitet, sondern auch Fahrzeug- und Standortdaten erfasst. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen sich bewusst sind, welche personenbezogenen Daten im Rahmen des Fuhrparks verarbeitet werden und wie sie diese sicher schützen können.
BLOG-TIPP: BETROFFENENRECHTE IM DATENSCHUTZ FÜR NRW
Rechtliche Grundlagen für den Schutz personenbezogener Daten im Firmenfuhrpark
Im Rahmen des Fuhrparkmanagements von Unternehmen müssen in der Regel auch personenbezogene Daten verarbeitet werden. Hierbei sind jedoch bestimmte rechtliche Grundlagen zu beachten, um den Datenschutz sicherzustellen. Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist jede Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt.
Im Falle von Fuhrparkmanagement können hierfür verschiedene Gründe wie beispielsweise die Einwilligung der betroffenen Person oder das berechtigte Interesse des Unternehmens gelten. Neben dieser rechtlichen Grundlage müssen noch weitere Vorgaben im Datenschutz eingehalten werden, damit die Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtmäßig ist. So kann gewährleistet werden, dass alle Verarbeitungstätigkeiten im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften stehen und somit ein umfassender Schutz personenbezogener Daten im Firmenfuhrpark gegeben ist.
BLOG-TIPP: GRUNDLAGEN DER DS-GVO IN NRW – EINE ÜBERSICHT
Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Firmenfuhrpark
Um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten DS-GVO-konform gestalten müssen gewisse Grundlagen des Datenschutzes umgesetzt werden, dazu gehören unter anderem:
- Beachtung und Einhaltung der Betroffenenrechtem, Informationspflichten usw.
- Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)
- Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Durchführung von Mitarbeiterschulungen, um den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten
- Risikoanalyse und ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung
Mögliche Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen
Eine Möglichkeit, personenbezogene Daten im Firmenfuhrpark zu schützen, sind technische Lösungen. Unternehmen können zum Beispiel spezielle Software nutzen, die eine verschlüsselte Übertragung von Daten ermöglicht.
Dabei sollte jedoch darauf geachtet werden, dass eine klare Regelung zur Nutzung dieser Geräte mit den Mitarbeitern getroffen wird und dass die Datenschutzbestimmungen der DS-GVO eingehalten werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Digitalisierung von Dokumenten wie Führerscheinen oder Versicherungsunterlagen.
Hierbei kann ein sicheres System für die Verarbeitung und Speicherung dieser personenbezogenen Daten eingesetzt werden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass auch bei technischen Lösungen immer noch ein gewisses Risiko besteht und diese Maßnahmen nur Teil eines umfassenden Datenschutzkonzepts sein sollten.
Ein Datenschutzbeauftragter kann hierbei helfen und Tipps geben, wie man sicherstellen kann, dass alle Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit dem Firmenfuhrpark den rechtlichen Bestimmungen entsprechen.
BLOG-TIPP: WER ÜBERPRÜFT DIE EINHALTUNG DES DATENSCHUTZES IN NRW?
Risiken und Herausforderungen beim Thema Datenschutz im Zusammenhang mit dem Firmenfuhrpark
Im Umgang mit dem Firmenfuhrpark sind Unternehmen verpflichtet, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiter, Interessenten und Kunden zu schützen. Dabei gibt es einige Risiken und Herausforderungen, die beachtet werden müssen. So muss bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Fuhrparkmanagement stets die DS-GVO berücksichtigt werden. Unternehmen sollten daher entsprechende Maßnahmen zur Einhaltung des Datenschutzes ergreifen, wie beispielsweise eine sichere Verwaltung von Informationen und regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter. Auch technische Lösungen können dabei helfen, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Firmenfuhrpark effektiv zu schützen.
Hierbei ist insbesondere auf Verschlüsselungstechnologien sowie Firewall-Systeme zu achten. Allerdings sollte auch beachtet werden, dass durch den Einsatz von Technologie neue Sicherheitsrisiken entstehen können. Unternehmen sollten daher stets ein umfassendes Konzept zum Datenschutz im Firmenfuhrpark entwickeln und regelmäßig überprüfen lassen, um mögliche Schwachstellen schnellstmöglich identifizieren und beseitigen zu können.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – FIREWALL
Wo werden personenbezogenen Daten im Fuhrpark verarbeitet?
Um die personenbezogenen Daten entsprechend des Datenschutzes zu schützen, muss zuerst einmal festgestellt werden, wo diese Verarbeitet werden. Im Fuhrpark kann dies an unterschiedlichen Stellen der Fall sein. Egal, ob Führerscheine hinterlegt werden, Fahrdaten getrackt oder Fahrtenbücher geführt werden, überall werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Neu dazugekommen sind auch neue Technologien wie teilautonomes Fahren, Analysedaten, Smartphone Interface, Apple Car Play und andere. Dabei ist natürlich besonders wichtig, dass die entsprechenden Systeme von außen und innen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Die IT-Sicherheit ist daher eng verbunden mit dem Datenschutz.
Wenn private Geräte sich mit den Fahrzeugen verbinden und Daten übertragen werden, gilt es darüber hinaus auch den Mitarbeiter über die entsprechenden Risiken zu informieren.
BLOG-TIPP: DAS MODERNE AUTO – DATENSCHUTZ IM FIRMENWAGEN
Ein (externer) Datenschutzbeauftragter kann dabei hilfreich sein, den Datenschutz umzusetzen und alle Vorgaben und Tools zu implementieren.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.