FAQ zum Datenschutz in Unternehmen und Organisationen

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Die wichtigsten Fragen rund um DS-GVO und BDSG

Der Datenschutz schützt die personenbezogenen Daten von Betroffenen und somit die Betroffenen selbst. Daher sind alle Unternehmen und Organisationen verpflichtet den Datenschutz einzuhalten, der in der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt sind. Die Verarbeitung von Daten mit Hilfe von KI-Systemen wird durch die KI-Verordnung (KI-VO oder AI Act) ergänzt.

Wir haben Ihnen in diesem Artikel einmal typische FAQ zum Datenschutz in Unternehmen und Organisationen zusammengefasst.

Was ist Datenschutz und warum ist er wichtig für Unternehmen?

Datenschutz bezeichnet den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch und unbefugter Verarbeitung. Für Unternehmen ist Datenschutz wichtig, um die Privatsphäre von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu wahren und rechtliche Vorgaben einzuhalten.

Die DS-GVO und das BDSG schützen die Grundrechte der Betroffenen und stellen sicher, dass personenbezogene Daten nur rechtmäßig und transparent verarbeitet werden.

Was sind personenbezogene Daten laut Datenschutz?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine Person gilt als identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt, beispielsweise durch Zuordnung zu einer Kennung wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Standortdaten oder auch durch besondere Merkmale wie IP-Adresse oder biometrische Daten, bestimmt werden kann.

Die DS-GVO und das BDSG definiert personenbezogene Daten und stellen klar, dass der Schutz dieser Daten grundlegend für die Wahrung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unterliegt daher strengen gesetzlichen Vorgaben, um Missbrauch und unbefugten Zugriff zu verhindern.

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Welche gesetzlichen Vorgaben müssen Unternehmen beim Datenschutz beachten?

Unternehmen in Deutschland müssen primär die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union sowie das ergänzende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten.

Die DS-GVO regelt europaweit die Verarbeitung personenbezogener Daten und setzt hohe Anforderungen an Transparenz, Zweckbindung und Sicherheit. Das BDSG ergänzt die DS-GVO insbesondere in Bereichen wie Beschäftigtendatenschutz und Bestellung von Datenschutzbeauftragten.

Welche personenbezogenen Daten dürfen Unternehmen erheben und verarbeiten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Adresse, E-Mail, IP-Adresse). Unternehmen dürfen solche Daten nur verarbeiten, wenn eine rechtliche Grundlage vorliegt, etwa eine Einwilligung der betroffenen Person, die Erfüllung eines Vertrags oder eine gesetzliche Verpflichtung. Die Verarbeitung muss zweckgebunden, transparent und auf das notwendige Maß beschränkt sein.

Was sind die Pflichten eines Unternehmens im Rahmen der DS-GVO?

Unternehmen müssen unter anderem:

• Betroffene transparent über die Datenverarbeitung informieren (Informationspflicht).
• Einwilligungen einholen, wenn erforderlich, und dokumentieren.
• Betroffenenrechte gewährleisten, z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung.
• Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen, wenn ein erhöhtes Risiko besteht
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zur Datensicherheit umsetzen.
• Bei Datenschutzverletzungen die Aufsichtsbehörde und Betroffene informieren.

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Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden?

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Nach Erreichen des Zwecks müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtliche Vorgaben) können eine längere Speicherung vorschreiben.

Was sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) und welche sind erforderlich?

TOM sind Maßnahmen, die den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen. Technische Maßnahmen umfassen z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Firewalls. Organisatorische Maßnahmen beinhalten Schulungen, Zugriffsregelungen und Notfallpläne. Die Auswahl der Maßnahmen richtet sich nach Art, Umfang, Kontext und Zweck der Verarbeitung sowie dem Risiko für die Rechte der Betroffenen.

Wie erstelle ich ein Datenschutzkonzept für mein Unternehmen?

Ein Datenschutzkonzept umfasst die Analyse der Datenverarbeitung, Festlegung von Verantwortlichkeiten, Umsetzung von TOM, Schulung der Mitarbeiter und Dokumentation aller Maßnahmen. Es sollte regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden.

Ein Datenschutzmanagementsystem kann bei der Umsetzung des Datenschutzes hilfreich sein und die Einhaltung des Datenschutzes um ein Vielfaches vereinfachen.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IM FOKUS: DIE VORTEILE DER INTEGRATION EINES DATENSCHUTZMANAGEMENT-SYSTEMS IN UNTERNEHMEN

Welche Dokumentationen sind im Datenschutz erforderlich?

Unternehmen müssen insbesondere ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen, Datenschutz-Folgenabschätzungen dokumentieren (wenn erforderlich) und Einwilligungen sowie Schulungen nachweisen.

Wie schule ich meine Mitarbeiter im Datenschutz?

Schulungen sollten regelmäßig, zielgruppengerecht und praxisorientiert durchgeführt werden. Inhalte umfassen Grundlagen des Datenschutzes, Umgang mit personenbezogenen Daten, IT-Sicherheit und Meldepflichten bei Datenschutzvorfällen.

Wie gehe ich mit Datenschutzanfragen von Betroffenen um?

Anfragen sind unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats zu beantworten. Das Unternehmen muss Auskunft über gespeicherte Daten geben, Berichtigungen oder Löschungen vornehmen und die Identität des Anfragenden prüfen.

Was ist bei der Datenübermittlung in Drittländer zu beachten?

Datenübermittlungen außerhalb der EU/des EWR sind nur zulässig, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) oder geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) vorliegen.

Weitere Themen rund um das Thema Datenschutz in Unternehmen und Organisationen finden Sie in unserem Datenschutz-Blog.

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