Datenschutz Mitarbeiterdaten

Welche Fotos sind nach DS-GVO erlaubt

Unternehmen und Organisationen präsentieren sich heutzutage fast immer auch im Internet, meist auch auf sozialen Netzwerken. Dabei spielen Authentizität und die personalisierte Darstellung eine immer größere Rolle. Was liegt dabei also näher, als die Mitarbeiter und deren Arbeitsplätze professionell auf diesen Seiten abzubilden.

Fotos von Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten und daher sollte sich jeder Verantwortliche vor deren Verarbeitung Gedanken machen.

Was müssen Arbeitgeber bei Mitarbeiterfotos beachten?

Sicher ist: Wer Mitarbeiterfotos ohne die Einwilligung des Betroffenen verwendet, riskiert eine Strafe. Der Verstoß gegen die Vorgaben im Datenschutz kann auch Ansprüche auf Entschädigungen mit sich bringen.

Wichtig ist bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, wie eben auch Bildern, auf denen der Betroffene zu identifizieren ist, dass es eine gesetzliche Grundlage gibt.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich verboten, es sei denn es liegt eine gesetzliche Grundlage, ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligung des Betroffenen vor. Dies nennt man „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Um sicher zu gehen, dass Mitarbeiterfotos verarbeitet und genutzt werden können, sollte sich der Verantwortliche immer eine Einwilligung des Betroffenen einholen.

Datenschutz und Kunsturhebergesetz

Im Kunsturhebergesetz (KUG) war bisher die Grundlage zur Verarbeitung von Bildern festgelegt. Demnach dürfen Bilder nur nach der Einwilligung der abgebildeten Personen veröffentlicht werden. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat darüber hinaus auch Grundlagen festgelegt, die angeben, dass die Einwilligung des Mitarbeiters eingeholt werden muss.

Aber wie oben schon angegeben, sollte auch aus Sicht des Datenschutzes eine Einwilligung zur Verarbeitung der Fotos eingeholt werden. Zwar kann man mit Begründung, dass das berechtigte Interesse des Arbeitgebers überwiegt, Bilder unter Umständen verarbeiten, da dies aber nur in seltenen Fällen als Argumentation dienen kann, ist eine eindeutige Einwilligung immer der sichere Weg.

Einwilligung: freiwillig und verständlich

Dabei ist es wichtig, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt und nicht an andere Verträge geknüpft ist. Darüber hinaus muss die Einwilligung verständlich verfasst werden. Dem Betroffenen muss also klar sein, zu was er eine Einwilligung abgibt und er muss dies ohne Druck machen.

Auch muss klar sein, dass es die Möglichkeit des Wiederrufs gibt. Worauf Sie bei der Einwilligung im Datenschutz achten müssen, lesen Sie auch in unserem Blog zum Thema.

Auftragsverarbeitung: Besonderheit freie Fotografen

Werden personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, braucht man in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem sogenannten Auftragsverarbeiter. Eine Besonderheit stellt der freie Fotograf dar. Macht ein freier Fotograf Bilder von Mitarbeitenden zum Beispiel für Ihre Homepage, so ist dieser, anders als man denken würde, kein Auftragsverarbeiter gem. DS-GVO. Als selbstständiger Freiberufler kann er schlichtweg per gesetzlicher Vorgabe diese Rolle nicht einnehmen.

In diesem Fall sollte ein Standard-Dienstvertrag geprüft werden. Die Beurteilung dieser besonderen Situation ist aber sehr komplex und sollte deshalb ausnahmslos von einem Fachmann geklärt werden. Ziehen Sie also in jedem Fall einen (externen) Datenschutzberater zur Beurteilung hinzu.

Einschätzung eines Experten einholen

Bei den komplexen Fragen im Datenschutz, vor allem, wenn es um Mitarbeiterdatenschutz geht, sollte der (externe) Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden. Neben Bußgeldern drohen auch Schadensersatzansprüche von Betroffenen, wenn der Datenschutz vernachlässigt wird.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.

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