Datenschutz für Unternehmen: So setzen Sie die Vorgaben der DS-GVO und des BDSG richtig um

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DS-GVO und BDSG geben die Vorgaben vor

Wenn personenbezogene Daten in Unternehmen und Organisationen verarbeitet werden, müssen die Vorgaben im Datenschutz umgesetzt werden. Gerade bei der wachsenden Herausforderung durch die Digitalisierung und die Nutzung von KI-Systemen ist der Schutz von personenbezogenen Daten immer wichtiger.

Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union sowie das ergänzende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bilden den rechtlichen Rahmen, den es einzuhalten gilt. Doch welche konkreten Vorgaben müssen Unternehmen umsetzen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden?

In diesem Beitrag erläutern wir die wichtigsten Begriffe und Maßnahmen – von Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOM) über das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) bis hin zu Auftragsverarbeitungsverträgen (AV-Verträgen).

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Grundlagen der DS-GVO und des BDSG

Die DS-GVO regelt europaweit den Schutz personenbezogener Daten. Sie verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten nur rechtmäßig, transparent und zweckgebunden zu verarbeiten. Das BDSG ergänzt die DS-GVO durch nationale Regelungen, beispielsweise zu Datenschutzbeauftragten oder speziellen Verarbeitungsarten.

Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM)

Unter Technischen und Organisatorischen Maßnahmen versteht man alle Maßnahmen, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Dazu zählen beispielsweise:

• Technische Maßnahmen: Verschlüsselung von Daten, Firewalls, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Sicherheitsupdates.
• Organisatorische Maßnahmen: Schulungen der Mitarbeiter, klare Zuständigkeiten, Datenschutzrichtlinien, Notfallpläne.

Die TOM sind essenziell, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen und Risiken zu minimieren.

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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Nach DS-GVO sind Unternehmen verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses Verzeichnis dokumentiert, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, wer Zugang hat und wie lange die Daten gespeichert werden. Das VVT dient als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und unterstützt die interne Datenschutzkontrolle.

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Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge)

Wenn Unternehmen externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen, müssen sie mit diesen sogenannte Auftragsverarbeitungsverträge schließen. Diese Verträge regeln die Rechte und Pflichten beider Parteien und stellen sicher, dass der Dienstleister die Datenschutzanforderungen einhält. Ein AV-Vertrag ist beispielsweise bei Cloud-Anbietern, IT-Dienstleistern oder Marketingagenturen erforderlich.

Datenschutzbeauftragter und weitere Pflichten

Je nach Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung schreibt das BDSG die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten vor. Dieser überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorgaben und fungiert als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden.

Weitere Pflichten umfassen die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bei risikoreichen Verarbeitungen sowie die Meldung von Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden.

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Warum professionelle Unterstützung im Datenschutz sinnvoll ist

Die Umsetzung der DS-GVO und des BDSG erfordert fundiertes Fachwissen und kontinuierliche Anpassung an rechtliche Änderungen. Fehler können zu hohen Bußgeldern und Reputationsverlust führen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, alle Vorgaben rechtskonform umzusetzen – von der Analyse der bestehenden Prozesse über die Erstellung der notwendigen Dokumentationen bis hin zur Schulung der Mitarbeiter.

Wir stehen Ihnen gerne beratend zur Seite, um Ihre Datenschutzstrategie zu optimieren und Ihre Datenverarbeitung sicher und transparent zu gestalten.

Häufig gestellte Fragen zum Datenschutz

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Adresse, E-Mail oder IP-Adresse.

Wie oft muss das VVT aktualisiert werden?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist stets aktuell zu halten und bei Änderungen anzupassen.

Mit der konsequenten Umsetzung der DS-GVO und des BDSG schützen Sie nicht nur die Daten Ihrer Kunden, sondern stärken auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.