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Grundlagen von DS-GVO und BDSG
Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) wird der Datenschutz umgesetzt. Dabei spielt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung eines datenschutzkonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten.
In diesem Blogartikel erläutern wir, was das VVT ist, welche Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt werden müssen, wer zur Umsetzung des Datenschutzes verpflichtet ist und warum diese Maßnahmen von Bedeutung sind.
Was ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist eine dokumentierte Übersicht aller Verarbeitungstätigkeiten eines Unternehmens oder einer Organisation, die personenbezogene Daten betreffen.
Gemäß Artikel 30 der DS-GVO sind Datenverantwortliche – also Betreiber von Unternehmen oder Einrichtungen, die personenbezogene Daten verarbeiten – verpflichtet, dieses Verzeichnis zu führen. Es dient als Nachweis für die Einhaltung der Datenschutzgesetze und ermöglicht eine transparente Dokumentation der Datenverarbeitung.
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Verpflichtung zur Erstellung des VVT
Die Verpflichtung zur Erstellung eines VVT betrifft sowohl öffentliche als auch private Stellen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Insbesondere müssen folgende Akteure ein Verzeichnis führen:
- Unternehmen: Jede Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet – unabhängig von ihrer Größe, Branche oder ihrem Umsatz.
- Behörden und öffentliche Einrichtungen: Diese sind ebenfalls verpflichtet, ein VVT zu führen, um den besonderen Anforderungen des öffentlichen Sektors gerecht zu werden.
- Freiberufler und Selbstständige: Auch sie müssen das VVT erstellen, falls sie personenbezogene Daten in ihrem Geschäftsmodell verarbeiten.
- Vereine und andere Organisationen: Wenn diese personenbezogenen Daten verarbeiten, müssen sie ebenfalls den Datenschutz umsetzen.
Die Umsetzung dieser Verpflichtung ist wichtig, um nicht nur die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, sondern auch um das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner zu stärken. Ein transparentes und gut geführtes VVT demonstriert ein ernsthaftes Engagement für den Datenschutz und trägt zur Risikominderung bei.
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Inhalte des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Laut Artikel 30 der DS-GVO müssen im VVT mindestens folgende Informationen dokumentiert werden:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen des Unternehmens oder der Organisation sowie gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten
- Zweck der Verarbeitung: Eine klare Beschreibung, warum die Daten verarbeitet werden (z. B. Kundenverwaltung, Marketing, Forschungszwecke).
- Kategorien der betroffenen Personen: z.B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten.
- Kategorien von personenbezogenen Daten: Hierzu zählen beispielsweise Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum.
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern: Wer hat Zugriff auf die personenbezogenen Daten (z. B. IT-Dienstleister, externe Partner)?
- Übermittlung von Daten in Drittländer: Gibt es eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union? Wenn ja, unter welchen Garantien?
- Fristen für die Löschung der Daten: Wie lange werden die Daten aufbewahrt, bevor sie gelöscht oder anonymisiert werden?
- technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um die Sicherheit der Daten während ihrer Verarbeitung zu gewährleisten?
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VVT als wichtiger Baustein für den Datenschutz
Ein umfassendes und gut strukturiertes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein unverzichtbares Element jeder datenschutzkonformen Organisation. Es unterstützt nicht nur die Compliance mit der DS-GVO und dem BDSG, sondern fördert auch das Vertrauen der Stakeholder in die Verantwortung und Kompetenz des Unternehmens im Umgang mit personenbezogenen Daten.
Wenn Sie Fragen zum VVT oder anderen datenschutzrechtlichen Themen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne als externe Datenschutzbeauftragte beratend zur Seite.
Die Datenschutzmanagement-Software
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Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.