Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Warum sie nicht nur für den Datenschutz wichtig sind

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Ein Mehrwert für Unternehmen und Organisationen

Die digitalen Prozesse in Unternehmen und Organisationen werden immer mehr und ändern sich rasant. Damit ändert sich auch den Anspruch an den Datenschutz und an die technischen und organisatorische Maßnahmen (TOM).

In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen zunehmend auf den Schutz von Daten angewiesen – sei es personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeiterinformationen oder geschäftskritische Unternehmensdaten. Dabei spielen die sogenannten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) eine zentrale Rolle. Doch was genau versteht man unter TOM, wie sind sie im Datenschutz geregelt und warum sind sie auch für den allgemeinen Schutz von Unternehmensdaten unverzichtbar? Dieser Artikel gibt Ihnen einen fundierten Überblick und zeigt auf, warum Unternehmen bei der Umsetzung von TOM auf professionelle Beratung setzen sollten.

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Was sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)?

Der Begriff „technische und organisatorische Maßnahmen“ ist vor allem im Kontext der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verankert. Gemäß Artikel 32 DSGVO sind Verantwortliche und Auftragsverarbeiter verpflichtet, geeignete TOM zu implementieren, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten. Dabei handelt es sich um alle Maßnahmen, die dazu dienen, die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Technische Maßnahmen beziehen sich auf den Einsatz von Technologie, um Daten zu schützen. Dazu zählen beispielsweise:

• Verschlüsselung von Daten
• Zugangskontrollen (z.B. Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung)
• Firewalls und Virenschutz
• Backup- und Wiederherstellungssysteme
• Protokollierung und Überwachung von Zugriffsversuchen

Oganisatorische Maßnahmen umfassen alle internen Prozesse und Regelungen, die den sicheren Umgang mit Daten sicherstellen. Beispiele sind:

• Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter
• Regelungen zur Zugangsbeschränkung (z.B. Zutrittskontrollen)
• Dokumentation von Prozessen und Verantwortlichkeiten
• Notfall- und Incident-Management
• Verträge mit Dienstleistern (Auftragsverarbeitung)

Die genaue Ausgestaltung der TOM muss stets an die jeweiligen Risiken und die Art der verarbeiteten Daten angepasst werden.

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Umsetzung der TOM in Unternehmen: Anforderungen und Praxis

Die DS-GVO schreibt vor, dass die Maßnahmen „unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen“ angemessen sein müssen (Art. 32 DS-GVO).

Für Unternehmen bedeutet dies:

• Risikoanalyse durchführen: Eine systematische Bewertung der Risiken für die Datenverarbeitung ist die Grundlage für die Auswahl geeigneter Maßnahmen.
• Maßnahmen dokumentieren: Die Umsetzung der TOM muss nachvollziehbar dokumentiert werden, um im Falle einer Prüfung durch Datenschutzbehörden oder bei Datenschutzvorfällen nachweisen zu können, dass angemessene Schutzmaßnahmen getroffen wurden.
• Regelmäßige Überprüfung: Die Sicherheitsmaßnahmen müssen regelmäßig überprüft und an neue Bedrohungen oder technologische Entwicklungen angepasst werden.
• Mitarbeiterschulungen: Da menschliches Fehlverhalten eine der Hauptursachen für Datenschutzverletzungen ist, sind regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen essenziell.

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Warum sind TOM nicht nur für den Datenschutz wichtig?

Obwohl TOM im Datenschutzkontext häufig diskutiert werden, sind sie auch für den allgemeinen Schutz von Unternehmensdaten von großer Bedeutung. Dies umfasst beispielsweise Betriebsgeheimnisse, interne Strategiedokumente, Finanzdaten oder technische Entwicklungen.

Schutz vor Cyberangriffen: Technische Maßnahmen wie Firewalls, Intrusion Detection Systeme oder regelmäßige Updates der IT-Infrastruktur schützen Unternehmen vor Malware, Ransomware und anderen Cyberangriffen, die nicht nur personenbezogene Daten, sondern das gesamte Unternehmensnetzwerk gefährden können.

Vermeidung von Betriebsstörungen: Organisatorische Maßnahmen wie Notfallpläne und Backup-Strategien stellen sicher, dass das Unternehmen bei IT-Ausfällen oder Datenverlusten schnell handlungsfähig bleibt und Betriebsunterbrechungen minimiert werden.

Erfüllung von Compliance-Anforderungen: Neben der DS-GVO gibt es zahlreiche weitere gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben, die den Schutz von Unternehmensdaten verlangen. Die Umsetzung von TOM hilft Unternehmen, diese Anforderungen zu erfüllen und damit Haftungsrisiken zu reduzieren.

Fazit: Professionelle Beratung für eine ganzheitliche Sicherheitsstrategie

Technische und organisatorische Maßnahmen sind ein zentraler Baustein für den Schutz personenbezogener und unternehmensrelevanter Daten. Ihre Umsetzung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht im Rahmen der DS-GVO, sondern auch eine strategische Investition in die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Da die Anforderungen komplex und individuell sind, empfiehlt es sich, auf erfahrene Fachleute zurückzugreifen. Eine professionelle Beratung unterstützt Sie dabei, eine passgenaue Risikoanalyse durchzuführen, geeignete Maßnahmen zu definieren und deren Umsetzung nachhaltig zu begleiten.

Wenn Sie Fragen zur Umsetzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen in Ihrem Unternehmen haben oder eine individuelle Beratung wünschen, stehen wir Ihnen gerne mit unserem Fachwissen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung!

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.