Lesezeit: 3 Min
Betroffene im Datenschutz informieren
Wenn personenbezogene Daten in Unternehmen oder Organisationen verarbeitet werden, dann greifen die Vorgaben vom Datenschutz. Dazu gehören auch die Informationspflichten gegenüber den sogenannten Betroffenen.
Betroffene im Sinne des Datenschutzes sind die natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Informationspflichten sind verpflichtend und besagen, dass der Verantwortliche den Betroffenen unterschiedliche Informationen zur Verfügung stellen muss. Wir möchten in diesem Blogartikel einmal genauer darauf eingehen.
Die Umsetzung der Informationspflichten im Datenschutz ist für Unternehmen und Organisationen aller Größenordnungen und Branchen von zentraler Bedeutung. Als externer Datenschutzbeauftragter möchten wir Ihnen umfassend erläutern, warum die Einhaltung dieser Pflichten nicht nur gesetzliche Verpflichtung ist, sondern auch maßgeblich zur Datensicherheit und zum Vertrauen Ihrer Kunden beiträgt.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS: HÄUFIGE FEHLER UND WIE SIE DIESE VERMEIDEN
Warum ist die Umsetzung der Datenschutz-Informationspflichten wichtig?
Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) verpflichtet Unternehmen, betroffene Personen transparent und umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Informationspflichten dienen dem Schutz der Rechte der Betroffenen und fördern die Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten.
Darüber hinaus kann Datenschutz ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit sein. Durch die strukturierte Umsetzung der Informationspflichten schaffen Unternehmen klare Prozesse, die helfen, auch Risiken bei der Datenverarbeitung zu minimieren. Dies verhindert Datenpannen und schützt auch den Verantwortlichen vor Schäden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Vertrauen Ihrer Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Transparente Kommunikation über den Umgang mit personenbezogenen Daten stärkt die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens und kann Wettbewerbsvorteile schaffen.
Was sind Informationspflichten im Datenschutz?
Informationspflichten sind gesetzlich verankerte Anforderungen, die Unternehmen verpflichten, Betroffene über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Diese Pflichten ergeben sich insbesondere aus Art. 12 bis 14 DS-GVO.
Unternehmen und Organisationen müssen Betroffenen also die umfassenden Informationen zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Dabei gilt es einige Vorgaben umzusetzen, welche Informationen bereit gestellt werden müssen, unter anderem:
- Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (sofern vorhanden)
- Zwecke der Datenverarbeitung
- Rechtsgrundlage der Verarbeitung
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
- Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten (Löschfristen)
- Rechte der betroffenen Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit)
- Hinweis auf das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
- Informationen über eine automatisierte Entscheidungsfindung, falls zutreffend
BLOG-TIPP: BETROFFENENRECHTE IM DATENSCHUTZ FÜR NRW
Zwecke der Datenverarbeitung
Es muss transparent dargelegt werden, zu welchen konkreten Zwecken die personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Auch die rechtliche Basis der Datenverarbeitung ist anzugeben, etwa die Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 DS-GVO), die Erfüllung eines Vertrags oder berechtigte Interessen des Verantwortlichen.
Rechte der betroffenen Personen
Die Betroffenenrechte sind ein wichtiger Baustein im Datenschutz. Sie sollen die Sicherheit und Transparenz für Betroffene bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen und so den Schutz personenbezogener Daten sicherstellen.
Betroffene müssen über ihre Rechte informiert werden, darunter:
- Auskunftsrecht über die gespeicherten Daten
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Hinweis auf die Freiwilligkeit der Bereitstellung
Sofern die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, muss dies erläutert werden. Ebenso sind mögliche Folgen der Nichtbereitstellung zu benennen.
Praxis-Tipp – Verständliche Sprache im Datenschutz
Die Informationspflicht muss bei der Erhebung der personenbezogenen Daten umgesetzt werden. Diese Angaben sollten in klarer, verständlicher Sprache verfasst und leicht zugänglich bereitgestellt werden, beispielsweise in einer Datenschutzerklärung auf der Website oder in Informationsblättern bei der Datenerhebung.
Wie müssen Informationspflichten umgesetzt werden?
Die Umsetzung der Informationspflichten erfordert eine sorgfältige und strukturierte Vorgehensweise. Dabei gilt es erst einmal die Prozesse zu erfassen, welche personenbezogene Daten von Betroffenen verarbeiten. Diese müssen dann in den jeweiligen Informationen aufgenommen werden bzw. müssen für diese Informationspflichten für Betroffene erstellt werden.
Bei jeder neuen Einführung von der Verarbeitung personenbezogener Daten gilt es eine Informationspflicht zu erstellen und diese den Betroffenen zur Verfügung zu stellen.
Datenschutzinformationen müssen stets aktuell gehalten werden, um Änderungen in der Datenverarbeitung oder gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen.
Datenschutzmanagementsysteme
Besonders effektiv und übersichtlich ist die Umsetzung der Vorgaben im Datenschutz, wenn Systeme für den Datenschutz genutzt werden können. So genannte Datenschutzmanagementsysteme können die Verarbeitung und den Schutz von personenbezogenen Daten zentral verwalten und liefern Vorlagen zur besseren Umsetzung des Datenschutz.
Datenschutz als Chance für Ihr Unternehmen
Die Umsetzung der Informationspflichten im Datenschutz ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist ein wesentlicher Baustein für die Datensicherheit und das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Durch transparente und umfassende Information setzen Sie den Datenschutz um und nutzen die Transparenz Ihres Unternehmens als Wettbewerbsvorteil und zur Absicherung interner Prozesse.
Als erfahrene externe Datenschutzbeauftragte unterstützen wir Sie dabei, die Informationspflichten rechtskonform und praxisnah umzusetzen. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung und maßgeschneiderte Lösungen, die den Datenschutz in Ihrem Unternehmen nachhaltig verankern.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.