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Was sich ab Dezember ändern soll und worauf Unternehmen unter Umständen achten sollten
Ab Dezember 2025 soll Teams eine neue Funktion bekommen. Es soll dabei die Büroanwesenheit erfasst werden. Das Update soll den Standort eines Mitarbeiters über das Büro-WLAN verfolgen können.
Update von Teams soll Anwesenheit erfassen
Ab Dezember soll es möglich sein, dass das Arbeiten und vor allem die Anwesenheit im Bürogebäude über eine neue Funktion in Teams erfasst wird. Das bedeutet, dass die Funktion erkenn, ob die Mitarbeiter tatsächlich im Bürogebäude anwesend sind, indem sie erkennt, ob sie tatsächlich das unternehmenseigene WLAN nutzen und erkennt damit automatisch den Arbeitsort.
Die Arbeitsortfestlegung war bisher schon manuell festzulegen. Diese Funktion kann dabei helfen zum Beispiel in großen Bürokomplexen oder auf einem Gelände nachzuvollziehen, wo der jeweilige Kollege erreichbar ist. Durch die entsprechend neue Einstellung, kann dies nun automatisch erfolgen.
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Software ermöglicht Zuordnung
Wahrscheinlich durch den Abgleich von Details wie IP-Adressen mit anderen Details, also zum Beispiel des Routers, soll nun die automatisierte Feststellung des Arbeitsortes möglich sein, also ob der Mitarbeiter auch wirklich im Büro ist.
Das soll laut Medienberichten für das cloudbasierte Büropaket Microsoft 365 für den Arbeitgeber bzw. den Vorgesetzten eine genaue Übersicht geben, wo sich der entsprechende Mitarbeiter befindet. Dies soll sowohl für Windows als auch für macOS geplant sein.
Genaue Details sind noch unbekannt
Die technischen Details sind bisher noch unbekannt, jedoch sagte der Hersteller, dass die Funktion zunächst standartmäßig nicht eingeschaltet sei. Daher läge die Aktivierung der Funktion bei den Verantwortlichen für die IT in Unternehmen und Organisationen und es sei eine Zustimmung des Endnutzers notwendig, um die Funktion zu aktivieren.
Technische Details, wie genau die neue Funktion arbeitet, sind bisher noch nicht bekannt.
Standortbestimmung in Teams und der Datenschutz
Für den Datenschutz bringt diese neue Art zur Erfassung des tatsächlichen Arbeitsortes neue Herausforderungen mit sich und birgt weitere Fragen. Dem Nutzen für Remotes Arbeiten, Homeoffice und Büroarbeitsplätze steht die kritische Betrachtung einer Überwachung der Mitarbeiter gegenüber. Zudem muss geprüft werden, ob diese im Sinne des Datenschutzes eine entsprechende zulässige Verarbeitung ist und unter welchen Voraussetzung dies zulässig wäre.
Wichtig dabei ist, dass derzeit geplant ist, dass die Verarbeitung der Standortdaten nur mit Einwilligung des Nutzers anwendbar zu sein scheint. Außerdem soll wohl derzeit keine Lokalisierung aufgrund von GEO-Daten erfolgen, sondern eine Identifikation nur zum Beispiel über Firmennetzwerke zum Beispiel über das Firmen-WLAN erfolgen. Eine Erfassung über das Arbeitsumfeld hinaus ist laut Berichten derzeit nicht geplant.
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Gesetzliche Vorgaben
Je nachdem wie die Funktion genutzt werden wird, kann diese mit der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vereinbar sein. Vermutlich ist dies an die Einwilligung der Mitarbeiter gebunden und an einen datenschutzkonformen Zweck zur Datenverarbeitung.
Eine Einwilligung muss immer freiwillig und verständlich erfolgen. Das bedeutet auch, dass der Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen muss, die Einwilligung zu widerrufen oder auch zu verweigern. Zudem darf die Funktion nicht als Überwachung eingesetzt werden.
Neben dem Datenschutz sind auch andere Faktoren wie Arbeitsrecht zu beachten. Daher muss auch hier geprüft werden, wie genau und in welchem Umfang diese neue Technologie eingesetzt werden kann.
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Datenschutz vor Einführung genau prüfen
Für Unternehmen und Organisationen gilt es die neue Technologie vor der Implementierung und Nutzung genau auf die Vorgaben u. a. im Datenschutz hin zu prüfen und entsprechend den Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen. Gerade im Bereich der Freiwilligkeit der Einwilligung im Bereich des Datenschutzes gilt es hier besonders genau hinzuschauen.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.