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Was Unternehmen und Organisationen bei der Umsetzung des Datenschutzes beachten sollten
Der Datenschutz muss von allen Unternehmen oder Organisationen umgesetzt werden, die personenbezogene Daten verarbeiten. Dabei gilt es einiges zu beachten. Der Datenschutz wird in der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Die Verarbeitung von Daten mit Hilfe von KI-Systemen wird durch die KI-Verordnung (KI-VO oder AI Act) ergänzt. Unter bestimmten Umständen, muss daher eine Datenschutzbeauftragter bestellt werden.
Dies soll vor allem dem Zweck dienen, dass die Einhaltung des Datenschutzes sichergestellt werden kann. Auch wer keinen Datenschutzbeauftragten per Gesetz einsetzen muss, sollte sich aber überlegen, ob er für die Umsetzung des Datenschutzes sowie als Ansprechpartner für Betroffene und die Aufsichtsbehörden eine sinnvolle fachliche Ergänzung bilden kann.
Wir haben Ihnen in diesem Artikel einmal die wichtigsten Fragen zum Thema (externer) Datenschutzbeauftragter zusammengefasst.
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Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?
Der Datenschutzbeauftragte berät und überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften, schult Mitarbeiter, arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen und unterstützt bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Er fungiert als Ansprechpartner für Betroffene und das Unternehmen.
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
Ja, die DS-GVO erlaubt die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten (Art. 37 Abs. 6 DS-GVO). Dies ist insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll, die nicht über die erforderlichen internen Ressourcen verfügen.
Welche Vorteile bietet ein externer Datenschutzbeauftragter gegenüber einem internen?
Externe DSB bieten unabhängige Expertise, sind kosteneffizient, da keine festen Personalkosten anfallen, und verfügen meist über umfangreiche Erfahrung aus verschiedenen Branchen. Sie gewährleisten zudem eine objektive Beratung ohne Interessenskonflikte.
Wie finde ich einen qualifizierten externen Datenschutzbeauftragten?
Wichtig sind einschlägige Fachkenntnisse, Zertifizierungen (z. B. TÜV, IHK), Erfahrung und Referenzen. Die Datenschutzkonferenz (DSK) empfiehlt zudem, auf eine klare vertragliche Regelung und Verfügbarkeit zu achten.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und Leistungsumfang. Üblich sind monatliche Pauschalen oder Stundenhonorare. Eine transparente Kostenstruktur sollte vor Vertragsabschluss vereinbart werden.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten ab?
Der externe DSB führt regelmäßige Audits durch, berät bei datenschutzrechtlichen Fragen, unterstützt bei der Dokumentation und ist Ansprechpartner für Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden. Die Kommunikation erfolgt meist digital und vor Ort nach Bedarf.
Welche Haftungsrisiken bestehen für Unternehmen ohne Datenschutzbeauftragten?
Unternehmen ohne erforderlichen DSB riskieren Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes (Art. 83 DS-GVO). Zudem drohen Schadensersatzansprüche.
Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?
Ein Datenschutzbeauftragter muss über umfassende Fachkenntnisse im Datenschutz und in der Datenverarbeitung verfügen. Dies schließt Kenntnisse der DS-GVO, des BDSG sowie technisches Verständnis für IT-Sicherheit ein. Die Person muss unabhängig agieren können und darf keine Interessenkonflikte haben. Externe Dienstleister mit entsprechender Qualifikation und Zertifizierung sind daher besonders geeignet.
Welche Qualitäten sollte ein Datenschutzbeauftragter mitbringen?
Neben Fachwissen sind Kommunikationsfähigkeit, Vertraulichkeit, Durchsetzungsvermögen und organisatorisches Geschick wichtig. Der DSB muss in der Lage sein, komplexe Datenschutzthemen verständlich zu vermitteln und als vertrauenswürdiger Ansprechpartner im Unternehmen zu agieren.
Wie oft sollte der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen präsent sein?
Die Präsenz richtet sich nach der Größe und Komplexität des Unternehmens sowie dem Umfang der Datenverarbeitung. Ein externer DSB kann regelmäßig vor Ort sein oder remote beraten. Mindestens sollten jährliche Audits und Schulungen stattfinden, ergänzt durch ad hoc Beratung bei Bedarf.
Vor allem bei Datenschutzverstößen bei möglichen Datenpannen, muss der Datenschutzbeauftragte innerhalt von 72 Stunden reagieren und entsprechende Schritte einleiten.
Welche Rechte und Pflichten hat ein Datenschutzbeauftragter?
Der DSB hat das Recht auf Zugang zu allen relevanten Informationen und darf keine Weisungen bezüglich seiner Datenschutzaufgaben erhalten. Er ist verpflichtet, das Unternehmen zu beraten, Datenschutzverstöße zu melden und mit der Aufsichtsbehörde zusammenzuarbeiten. Seine Aufgabe besteht darin, auf eine Umsetzung des Datenschutzes hinzuwirken und zu unterstützen.
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter auch für mehrere Unternehmen tätig sein?
Ja, insbesondere externe Datenschutzbeauftragte betreuen häufig mehrere Mandanten gleichzeitig. Dabei müssen sie sicherstellen, dass sie ihre Aufgaben für jedes Unternehmen unabhängig und sorgfältig erfüllen.
Was passiert, wenn ein Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, obwohl dies gesetzlich vorgeschrieben ist?
Das Unternehmen riskiert Bußgelder durch die Aufsichtsbehörde, die je nach Schwere des Verstoßes bis zu mehreren Millionen Euro betragen können. Zudem kann das Fehlen eines DSB die Einhaltung der Datenschutzvorschriften erschweren und das Risiko von Datenschutzverletzungen erhöhen.
Wie unterstützt ein Datenschutzbeauftragter bei der Umsetzung der DS-GVO?
Der DSB berät bei der Erstellung von Datenschutzkonzepten, hilft bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, überwacht die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, schult Mitarbeiter und begleitet die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Betroffenen.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.