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Awareness für den Datenschutz
Der Datenschutz wird mit umfassenden Maßnahmen umgesetzt, welche in der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt sind. Seit neustem werden diese Maßnahmen auch noch durch die Angaben in der KI-Verordnung (KI-VO oder AI Act) ergänzt.
Die Maßnahmen sollen sicherstellen, dass Betroffene vor Schaden bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten geschützt sind. Ein wichtiges Werkzeug ist dabei der richtige Umgang mit den Daten, aber auch die Umsetzung der Maßnahmen durch die Mitarbeiter. Nur Mitarbeiter, die die Maßnahmen im Datenschutz kennen und umsetzen, können den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten sicherstellen.
BLOG-TIPP: LEITFADEN ZUR UMSETZUNG VON DATENSCHUTZMASSNAHMEN IM UNTERNEHMEN
Datenschutzvorgaben umsetzen
Es gibt unterschiedliche Maßnahmen, wie der Datenschutz in Unternehmen und Organisationen sichergestellt werden kann. Zentral ist die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), das alle Datenverarbeitungsprozesse dokumentiert und transparent macht. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Mitarbeiterschulungen sorgen für den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch. Im Falle der Zusammenarbeit mit Dienstleistern sind Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) erforderlich, die den Datenschutz standardisieren und regeln.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist bei risikoreichen Datenverarbeitungen notwendig, um potenzielle Gefahren für die Rechte betroffener Personen frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Außerdem müssen Betroffenenrechte wie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit effektiv umgesetzt werden, damit Einzelne ihre Daten kontrollieren können. Durch diese Maßnahmen entsteht ein umfassendes Datenschutzkonzept, das den Schutz personenbezogener Daten sicherstellt und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet.
Umgang mit Betroffenenanfragen
Es ist sehr wichtig, dass Mitarbeiter wissen, wie Sie und in welcher Form sie personenbezogene Daten von Betroffenen überhaupt verarbeiten dürfen. Der Umgang mit Betroffenenanfragen stellt zudem eine wichtige Maßnahme im Datenschutz dar. Eine zentrale Frage dabei ist zum Beispiel: Können Unternehmen und Organisationen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter bei einer Betroffenenanfrage wissen, was zu tun ist und wie diese bearbeitet werden muss? Ansprechpartner und Abläufe spielen dabei eine wichtige Rolle.
Datenschutzverstöße und Auffälligkeiten
Besonders wichtig ist die Rolle der Mitarbeiter dann, wenn Unregelmäßigkeiten auffallen oder eben auch Fehler passieren. Eine falsch verschicke Mail kann dabei ein meldepflichtiger Datenschutzverstoß sein. Dann ist es wichtig, dass die Mitarbeiter wissen was zu tun ist.
Awareness im Datenschutz ist dabei genauso wichtig, wie in der IT oder Cybersicherheit. Gerade bei Angriffen bekommen oft Mitarbeiter früh mit, dass etwas auffällig ist. Daher ist es auch hier wichtig zur Einhaltung des Datenschutzes, Mitarbeiter zu sensibilisieren.
Schulungen und Awareness als Schlüssel für den Datenschutz
Damit Mitarbeiter umfassend dazu beitragen können, dass der Datenschutz sicher umgesetzt werden kann, sollten Schulungen und Awareness-Trainings zu den Grundlagen im jedem Unternehmen und jeder Organisation gehören.
Es gilt dabei die Mitarbeiter zu sensibilisieren, aber auch aufzuzeigen, welche Pflichten es gibt und was zu tun ist, wenn ein Fehler unterläuft, Die Mitarbeiter sollten vollumfänglich über Vorgaben und Prozesse informiert sein und Ansprechpartner kennen. Mitarbeiterschulungen und Awareness sind Teile eines umfangreichen Datenschutzes, der auch funktioniert.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.