Datenschutz in der Praxis: Häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden

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Personenbezogene Daten von Betroffenen DS-GVO-konform verarbeiten

Datenschutz muss in allen Unternehmen und Organisationen nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) umgesetzt werden. Dabei sind Größe und Branchen egal. Wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, können aber auch Fehler passieren. Dann können meldepflichtige Datenschutzverstöße entstehen.

DS-GVO und BDSG stellen klare Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten für den Schutz von Betroffenen im Sinne des Datenschutzes. In diesem Beitrag informieren wir Sie über mögliche Datenschutzverstöße, geben konkrete Handlungsempfehlungen zur Vermeidung und erläutern die möglichen Bußgelder bei Verstößen.

Mögliche Datenschutzverstöße in Unternehmen

Es gibt viele unterschiedliche Fehler und daraus resultierende Datenschutzverstöße, die im Alltag bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten passieren können. Einige Beispiel möchten wir hier einmal aufführen.

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Unzureichende Dokumentation der Datenverarbeitung

Die Vernachlässigung der Pflicht, sämtliche Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten zu dokumentieren, stellt bereits einen Verstoß gegen die Vorgaben im Datenschutz dar. Dies erschwert die Nachvollziehbarkeit und Kontrolle und kann im Falle einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden zu Sanktionen führen. Die Dokumentation stellt im Datenschutz einen wichtigen Baustein dar.

Fehlende oder unvollständige Einwilligungen

Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Rechtsgrundlage oder eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Die unterschiedlichen Rechtsgrundlagen müssen einwandfrei zuordenbar sein. Häufig fehlen gültige Einwilligungen oder diese sind nicht transparent und verständlich gestaltet, was die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung infrage stellt.

Mangelhafte Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM)

Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen führen zu Datenpannen, wie etwa unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation personenbezogener Daten.

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Verletzung von Betroffenenrechten

Betroffene Personen haben umfangreiche Rechte, darunter Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Unternehmen versäumen es oft, diese Rechte zeitnah und vollständig zu erfüllen.

Unzureichende Schulung der Mitarbeiter

Mitarbeiter sind häufig die Schwachstelle im Datenschutz. Fehlendes Bewusstsein und mangelnde Schulungen führen zu Fehlern, die vermeidbar wären.

Konkrete Handlungsempfehlungen zur Vermeidung von Datenschutzverstößen

• Führen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
  Dokumentieren Sie alle Prozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies schafft Transparenz und erleichtert die Einhaltung der DS-GVO.
• Gestalten Sie Einwilligungen klar und verständlich
  Informieren Sie Betroffene umfassend über Zweck, Umfang und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Verwenden Sie klare Sprache und dokumentieren Sie die Einwilligungen.
• Implementieren Sie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
  Dazu zählen Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Backups und Schulungen. Passen Sie die Maßnahmen an die Risiken und den Stand der Technik an.
• Stellen Sie die Rechte der Betroffenen sicher
  Richten Sie Prozesse ein, um Auskunftsersuchen, Löschanträge oder Widersprüche schnell und vollständig zu bearbeiten.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig
  Sensibilisieren Sie Ihre Belegschaft für Datenschutzthemen und vermitteln Sie die Bedeutung eines verantwortungsvollen Umgangs mit personenbezogenen Daten.
• Erwägen Sie die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten
  Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt fachliche Expertise und unterstützt bei der Umsetzung der Datenschutzanforderungen. Dies ist insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine effiziente Lösung.

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Rechtliche Konsequenzen und Bußgelder bei Datenschutzverstößen

Verstöße gegen die DS-GVO können erhebliche finanzielle Sanktionen nach sich ziehen. Die Aufsichtsbehörden sind befugt, Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes zu verhängen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Neben Geldbußen drohen auch Reputationsverluste und Schadensersatzforderungen von Betroffenen.

Beispiele für häufig sanktionierte Verstöße sind unzureichende Einwilligungen, fehlende Sicherheitsmaßnahmen oder die Nichtbeachtung von Betroffenenrechten. Daher ist es essenziell, Datenschutzverstöße frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Fazit

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der in allen Unternehmensbereichen verankert sein muss. Die Vermeidung typischer Fehler schützt nicht nur vor rechtlichen Risiken, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich durch einen externen Datenschutzbeauftragten professionell unterstützen zu lassen und so Ihre Datenschutzkonformität nachhaltig sicherzustellen.

Für weiterführende Informationen und eine individuelle Beratung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns, um gemeinsam Ihre Datenschutzstrategie zu optimieren.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.