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Grundlagen kennen und umsetzen
In unseren Blogbeiträgen erklären wir Ihnen jede Woche alle wichtigen Dinge zum Datenschutz und klären Sie über wichtige Neuigkeiten auf. Heute stellen wir einmal die grundlegende Frage „Was ist Datenschutz“?
In unserer digitalen Welt wird der Umgang mit personenbezogenen Daten immer wichtiger. Datenschutz schützt die Privatsphäre von Einzelpersonen und regelt, wie Unternehmen und Organisationen mit diesen sensiblen Informationen umgehen. Was genau versteht man unter Datenschutz und welche gesetzlichen Vorgaben müssen Unternehmen und Organisationen beachten?
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die Grundlagen des Datenschutzes sowie die relevanten Gesetze, die in Deutschland und der Europäischen Union gelten.
Eine Definition von Datenschutz
Datenschutz umfasst alle Maßnahmen und Vorschriften, die darauf abzielen, personenbezogene Daten zu schützen. Zu personenbezogenen Daten zählen Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie zum Beispiel:
- Namen
- Adressen
- Telefonnummern
- E-Mail-Adressen
- Zahlungsinformationen
- IP-Adressen
Auch geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen können zu den personenbezogenen Daten gehören.
Der Datenschutz sichert den individuellen Schutz dieser Daten und stellt sicher, dass personenbezogene Informationen rechtmäßig, nachvollziehbar und transparent verarbeitet werden.
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Wichtige Datenschutzvorschriften – die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)
Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist ein Regelwerk der Europäischen Union, das seit dem 25. Mai 2018 in Kraft ist. Sie legt umfassende Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten fest und gilt für alle Unternehmen und Organisationen, die Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
Zu den zentralen Aspekten der DS-GVO gehören:
- Rechtmäßigkeit der Verarbeitung: Daten müssen auf einer rechtlichen Grundlage verarbeitet werden, etwa durch Einwilligung der betroffenen Person.
- Transparenz: Betroffene Personen müssen darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
- Einhaltung der Betroffenenrechte: Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten.
- Schutz der Daten der Betroffenen. Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sollen die personenbezogenen Daten bei der Verarbeitung geschützt werden.
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Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die Bestimmungen der DS-GVO in Deutschland. Es enthält spezifische Regelungen, die nationale Besonderheiten im Datenschutz berücksichtigen.
Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten
Es gibt zusätzliche Anforderungen für die Verarbeitung sensibler Informationen, wie Gesundheitsdaten oder Daten zur ethnischen Herkunft.
Grundlagen des Datenschutzes für Unternehmen und Organisationen
Jedes Unternehmen und jede Organisation, die personenbezogene Daten verarbeitet, muss bestimmte grundlegende Datenschutzmaßnahmen implementieren:
- Datenschutzbeauftragter: Ab einer bestimmten Größe oder bei speziellen Datenverarbeitungen ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich.
- Datenschutzrichtlinien: Unternehmen sollten interne Richtlinien entwickeln, die den Umgang mit personenbezogenen Daten klar definieren.
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Für die Sicherheit der Daten müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementiert werden, um unbefugten Zugriff und Datenverluste zu vermeiden.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT): Unternehmen und Organisationen, welche personenbezogene Daten verarbeiten müssen ein VVT führen, hier werden alle Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert.
- Mitarbeiterschulung: Mitarbeiter sollten regelmäßig über Datenschutzbestimmungen informiert und geschult werden, um sicherzustellen, dass sie im Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisiert sind.
- Verträge zur Auftragsverarbeitung: Wenn Daten an Dritte weitergegeben werden, ist es essenziell, rechtliche Vereinbarungen (Auftragsverarbeitungsverträge) mit diesen Dritten abzuschließen, die den Datenschutz sicherstellen.
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Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten
Datenschutz ist ein zentrales Anliegen im Umgang mit personenbezogenen Daten. Unternehmen und Organisationen sind gefordert, die gesetzlichen Vorgaben der DS-GVO und des BDSG zu erfüllen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Privatsphäre ihrer Kunden und Mitarbeiter zu schützen.
Wer muss den Datenschutz aus der DS-GVO und dem BDSG umsetzen?
Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bilden die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Unternehmen und Organisationen dazu verpflichten, den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Doch wer genau muss diese Vorschriften umsetzen?
Unternehmen und Organisationen
Grundsätzlich gilt, dass alle Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, die Vorgaben der DS-GVO und des BDSG einhalten müssen. Dies betrifft sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch große Konzerne, Vereine, Schulen, Kanzleien usw.
Verantwortliche Stelle
Die DS-GVO definiert den Begriff der „verantwortlichen Stelle“. Das ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Die verantwortliche Stelle hat die Pflicht, die Datenschutzgesetze einzuhalten und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu ergreifen, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten.
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Datenschutzbeauftragte
In vielen Fällen sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Nach § 37 BDSG müssen bestimmte Organisationen, unabhängig von ihrer Größe, einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn:
- sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen,
- sie besondere Kategorien von Daten verarbeiten (z. B. Gesundheitsdaten, Daten zu ethnischer Herkunft),
- ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten besteht.
Der Datenschutzbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen und als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Betroffene zu fungieren.
Auftragsverarbeiter
Eine weitere wichtige Rolle spielt der Auftragsverarbeiter. Das sind externe Dienstleister, die im Auftrag eines Unternehmens personenbezogene Daten verarbeiten. Auch sie müssen die Vorgaben der DS-GVO und des BDSG einhalten. Der verantwortlichen Stelle obliegt es, sicherzustellen, dass Auftragsverarbeiter geeignete Maßnahmen zum Schutz der Daten implementieren.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl Unternehmen als auch öffentliche Stellen in der Verantwortung stehen, die Datenschutzrichtlinien aus der DS-GVO und dem BDSG umzusetzen. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten und die careful selection von Auftragsverarbeitern sind entscheidende Schritte zur Wahrung des Datenschutzes.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung der Datenschutzanforderungen in Ihrem Unternehmen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.