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Umgang mit personenbezogenen Daten
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren auch vor Bildungseinrichtungen nicht Halt gemacht. Schulen und andere Bildungseinrichtungen stehen vor der Herausforderung, moderne Technologien und Kommunikationsmittel effektiv zu nutzen, während gleichzeitig der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet werden muss.
In diesem Blogartikel beleuchten wir die Schwierigkeiten, die bei der Umsetzung des Datenschutzes in Schulen auftreten können, insbesondere im Umgang mit neuen Medien, Homepages und Social Media Accounts.
Komplexität der Datenschutzanforderungen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen im Datenschutz sind durch die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt.
Diese Vorschriften sind komplex und verlangen von Bildungseinrichtungen, dass sie klare Konzepte zur Verarbeitung personenbezogener Daten erstellen. Oft fehlt es jedoch an Ressourcen und Fachwissen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Lehrer und Verwaltungsmitarbeiter welche nicht ausreichend geschult sind, was die Anwendung dieser Gesetze im Alltag betrifft, können zu Problemen im Datenschutz führen.
BLOG-TIPP: DS-GVO und BDSG: Bußgelder im Datenschutz
Herausforderungen bei der Nutzung neuer Medien
Der Einsatz von neuen Medien, wie etwa Lernplattformen und Online-Kommunikationskanälen, hat in den letzten Jahren zugenommen. Diese Tools bieten zwar viele Vorteile, wie die Förderung der digitalen Kompetenz der Schüler, sie bringen jedoch auch erhebliche Risiken für den Datenschutz mit sich:
- Datenverarbeitung durch Dritte: Viele Lernplattformen ziehen Drittanbieter zur Verarbeitung personenbezogener Daten heran. Schulen müssen darauf achten, dass klare Verträge und Vereinbarungen bestehen, die den Anforderungen der DS-GVO gerecht werden.
- Transparenz und Einwilligung: Die Einholung der Einwilligung der Eltern für die Verarbeitung von Daten ihrer Kinder kann eine Herausforderung darstellen. Dabei müssen die Eltern genau über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten informiert werden.
Es gilt bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten immer die Vorgaben im Datenschutz zu beachten und umzusetzen. Dazu gehören zum Beispiel die Betroffenenrechte.
BLOG-TIPP: BETROFFENENRECHTE IM DATENSCHUTZ FÜR NRW
Webseiten und Social Media Accounts
Der Betrieb von Homepages und Social Media Accounts ist für viele Schulen ein notwendiges Instrument zur Kommunikation und Information. Allerdings sind diese Plattformen, wenn sie nicht sorgfältig erstellt und verwaltet werden, auch potenzielle Gefahrenquellen für den Datenschutz.
Gerade auch wenn zum Beispiel Fotos von Veranstaltungen oder als Werbung genutzt werden, dann werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bilder können personenbezogene Daten sein und unterliegen daher dem Datenschutz.
BLOG-TIPP: BILDER UND DATENSCHUTZ – WORAUF MÜSSEN UNTERNEHMEN ACHTEN?
Informationen, die auf einer Schul-Homepage oder in Social-Media-Posts veröffentlicht werden, sind oft für die Öffentlichkeit zugänglich. Schulen müssen aktiv darauf achten, sensible Informationen und personenbezogene Daten von Schülern und Mitarbeitern zu schützen.
Bildrechte und Einwilligungen – Häufig werden Fotos von Veranstaltungen oder Schülern für die Website oder Social Media genutzt. Hierbei müssen Schulen sicherstellen, dass sie die notwendigen Einwilligungen von Eltern und Schülern haben und die Bilder entsprechend den Datenschutzrichtlinien verwenden.
BLOG-TIPP: Anforderungen an Einwilligungserklärungen: Rechtliche Vorgaben und Best Practices
Umgang mit Fragen und Bedenken der Betroffenen
Um den Herausforderungen des Datenschutzes in Schulen zu begegnen, ist es wichtig, eine offene Kommunikationskultur zu etablieren. Häufig gestellte Fragen müssen proaktiv adressiert werden:
- Wer hat Zugriff auf die gesammelten Daten?
- Wie werden die Daten gespeichert und verarbeitet?
- Welche Rechte haben Eltern und Schüler in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten?
Durch transparente Informationen können Schulen das Vertrauen der Eltern und Schüler gewinnen und Unsicherheiten abbauen.
Schutz personenbezogener Daten der Betroffenen im Schulbetrieb
Der Schutz der personenbezogenen Daten von Schülern, Eltern und Lehrkräften spielt im Schulbetrieb eine zentrale Rolle. Bei der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten, sowohl manuell als auch digital, ist eine Sicherheitsstrategie unerlässlich, die unterschiedliche Ansätze verfolgen sollte.
Ein effektives Berechtigungskonzept sollte implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Dies gilt sowohl für digitale Datenbanken als auch für physische Akten. Durch Passwortschutz und Rollenmodelle können Schulen den Zugriff regeln und sensible Informationen schützen.
BLOG-TIPP: Berechtigungskonzepte und Zugriffskontrollen als Teil des Datenschutzes
Datenminimierung, digitale und physische Sicherheit
Bei der Erhebung personenbezogener Daten sollte der Grundsatz der Datenminimierung beachtet werden. Schulen sollten nur die Daten sammeln, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind. Dies reduziert die Gefahren eines Missbrauchs.
Digitale Systeme, die personenbezogene Daten speichern oder verarbeiten, sollten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gesichert werden. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Software-Updates und Firewalls, um unerlaubte Zugriffe zu verhindern.
Bei der manuellen Verarbeitung personenbezogener Daten ist es wichtig, sensible Unterlagen in gesicherten Bereichen aufzubewahren und den Zugang zu diesen Bereichen zu regulieren. Dokumente sollten in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Schulung und Sensibilisierung
Lehrer und Mitarbeiter sollten regelmäßig Schulungen im Datenschutz absolvieren, um das Bewusstsein für den Schutz personenbezogener Daten zu schärfen. Eine Sensibilisierung hinsichtlich sicherer Handhabung und Verarbeitung der Daten ist essenziell.
BLOG-TIPP: Mitarbeiterschulungen als notwendige Maßnahmen im Datenschutz
Achtung bei personenbezogenen Daten besonderer Kategorien
Gerade wenn es um Gesundheitsdaten oder ähnliches geht, kann es sein, dass personenbezogene Daten der besonderen Kategorien verarbeitet werden. Diese müssen besonders geschützt werden. Unter Umständen muss bei der Verarbeitung bestimmter Daten, die zu den personenbezogenen Daten besonderer Kategorien gehören, eine Datenschutzfolgenabschätzung durchgeführt werden.
BLOG-TIPP: Datenschutz-Folgenabschätzung nach DS-GVO
Schulen und der Datenschutzbeauftragte
Die Umsetzung des Datenschutzes in Schulen und Bildungseinrichtungen ist eine komplexe Aufgabe, die umfassendes Wissen und klare Strategien erfordert. Der Umgang mit personenbezogenen Daten in neuen Medien, beim Betrieb von Homepages und Social Media erfordert besondere Aufmerksamkeit.
Durch Schulungen, klare Informationspolitik und einen sensiblen Umgang mit dem Thema können Bildungseinrichtungen jedoch die Herausforderungen meistern und den Datenschutz als integralen Bestandteil ihrer digitalen Strategie etablieren.
Für weitergehende Informationen und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.