Die Benennung des Datenschutzbeauftragten

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Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Der Datenschutzbeauftragte ist eine wichtige Person, der den Verantwortlichen bei der Umsetzung der gesetzlichen Pflichten im Datenschutz unterstützt. In vielen Fällen ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten für Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Praxen, Kanzleien, Vereine und andere Organisationen verpflichtend.

Wir möchten Ihnen noch einmal die wichtigsten Grundlagen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten aufzeigen und erklären, wer diese Aufgabe übernehmen kann.

Wer muss einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Klar ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen ist eine Pflicht, die aus den Vorgaben im Datenschutz hervorgeht. Jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, muss sich an den Datenschutz halten.

Für den Datenschutzbeauftragten gibt es eine Benennungspflicht, welche in der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) festgelegt ist. Ein Datenschutzbeauftragter muss vom Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter benannt werden.

In Artikel 37 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ist die Benennung des Datenschutzbeauftragten wie folgt festgelegt:

Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter benennen auf jeden Fall einen Datenschutzbeauftragten, wenn

• die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird, mit Ausnahme von Gerichten, soweit sie im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit handeln,
• die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen, oder
• die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht.

Darüber hinaus ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten auch dann notwendig, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, oder es liegen Verarbeitungen vor, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen. Ein weiterer Grund ist, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder Zwecke der Markt- und Meinungsforschung verarbeitet werden.

Datenschutzbeauftragten benennen

Wenn keiner der Fälle eintritt, kann ein Datenschutzbeauftragter freiwillig benannt werden. Auch wenn in jedem Fall ab 20 Mitarbeiter ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, kann auch bei weniger Mitarbeitern eine Benennung verpflichtend sein.

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Ein Datenschutzbeauftragter muss ausreichend beruflich qualifiziert sein. Das betrifft besonders das Fachwissen im Bereich des Datenschutzes. Wichtig dabei ist, dass er die Fähigkeiten besitzt, die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten zu erfüllen. Dazu gehört die Beratung, Überwachung des Datenschutzes und die Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden.

Der Datenschutzbeauftragte unterstützt bzw. kontrolliert den Verantwortlichen dabei, den Datenschutz umzusetzen, das bedeutet auch, dass er dahingehend beratend tätig wird, um den Datenschutz in der Organisation umzusetzen. Das bedeutet auch, dass Geschäftsführer oder andere Führungspositionen, wie z.B.: der Leiter der IT-Abteilung diese Aufgabe nicht übernehmen können.

Der Datenschutzbeauftragte kann auch extern benannt werden. Das hat den Vorteil, dass der Datenschutzbeauftragte durch einen Fachmann besetzt werden kann und somit dieser über das nötige Knowhow im Datenschutz verfügt.

Unternehmensgruppen können einen gemeinsamen Datenschutzbeauftragten ernennen. Die einzige Voraussetzung hierbei ist, dass dieser von allen Niederlassungen einfach erreicht werden kann.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter nimmt eine zentrale Rolle in der Wahrung und Überwachung des Datenschutzes innerhalb eines Unternehmens ein. In Zeiten zunehmender digitaler Transformation und immer strengerer Datenschutzbestimmungen ist seine Arbeit unerlässlich.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten wird durch die DS-GVO und das BDSG detailliert definiert. Diese Regulierungen setzen hohe Standards und spezifische Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten. Der Datenschutzbeauftragte spielt eine Schlüsselrolle darin, dass diese Anforderungen nicht nur verstanden, sondern auch konsequent umgesetzt werden.

Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen

Zu den primären Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gehört die Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DS-GVO und dem BDSG. Dieser muss sicherstellen, dass Prozesse und Systeme des Unternehmens den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und dass alle personenbezogenen Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden.

Er muss sicherstellen, dass alle Angestellten über die Bedeutung des Datenschutzes informiert sind und wissen, wie sie in ihrer täglichen Arbeit die Datenschutzbestimmungen einhalten können.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind in Artikel 39 der DS-GVO wie folgt festgelegt:

1. Dem Datenschutzbeauftragten obliegen zumindest folgende Aufgaben:

   1. Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten;
   2. Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen;
   3. Beratung – auf Anfrage – im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35;
   4. Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde;
   5. Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36, und gegebenenfalls Beratung zu allen sonstigen Fragen.

2. Der Datenschutzbeauftragte trägt bei der Erfüllung seiner Aufgaben dem mit den Verarbeitungsvorgängen verbundenen Risiko gebührend Rechnung, wobei er die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung berücksichtigt.

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Es gibt auch Fälle, die nicht eindeutig im Datenschutz festgelegt sind, in denen aber trotzdem ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss. Daher macht es Sinn, einzelne Vorgänge durch einen Fachmann prüfen zu lassen.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten