personenbezogene DatenLesezeit: 4 Min

Datenschutz konkret umsetzen

In unserem Datenschutzblog beschreiben wir Ihnen an dieser Stelle regelmäßig, wie Sie den Datenschutz in Ihrer Organisation umsetzen können. Personenbezogene Daten sind mittlerweile ein wichtiges Gut in der digitalen Welt geworden.

Die korrekte und strukturierte Umsetzung der Datenschutzvorgaben ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein entscheidender Faktor für das Vertrauen der Kunden und die Reputation der Marke. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, warum eine strukturierte Herangehensweise an den Datenschutz unerlässlich ist und welche Vorgaben Unternehmen beachten müssen.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ FÜR UNTERNEHMEN – GRUNDSÄTZE DES DATENSCHUTZES

Warum ist eine strukturierte Umsetzung des Datenschutzes wichtig?

Um den Datenschutz in Unternehmen, Schulen, Kanzleien, Praxen, Vereinen umzusetzen, muss man eine entsprechende Struktur schaffen. Aber warum ist der Datenschutz und seine Umsetzung überhaupt so wichtig?

  1. Rechtskonformität: Die Nichteinhaltung der Datenschutzvorgaben kann zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen. Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen sind nur einige der Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind, wenn sie die Vorgaben nicht einhalten.
  2. Kundenvertrauen und Reputation: Kunden legen zunehmend Wert auf den verantwortungsvollen Umgang mit ihren persönlichen Daten. Eine transparente und verständliche Datenschutzpolitik kann das Vertrauen der Kunden stärken und die Kundenbindung erhöhen.
  3. Risiko-Minimierung: Eine strukturierte Umsetzung umfasst auch die Identifizierung und Minimierung von Risiken in der Datenverarbeitung. Dies hilft, potenzielle Sicherheitsvorfälle zu vermeiden und die Integrität der Daten zu wahren.
  4. Effiziente Prozesse: Durch die Implementierung klarer Strukturen und Prozesse im Bereich Datenschutz können Unternehmen effizienter arbeiten. Dies schließt auch Schulungen für Mitarbeiter und ein regelmäßiges Monitoring der Datenschutzpraktiken ein.

BLOG-TIPP: AWARENESS IM UNTERNEHMEN ALS WICHTIGE GRUNDLAGE FÜR DEN DATENSCHUTZ

Wesentliche Datenschutzvorgaben

Die Vorgaben im Datenschutz sind unter anderem ein der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt.

  • DS-GVO: Diese europäische Verordnung legt fest, wie Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen müssen. Wichtige Aspekte sind die Einwilligung zur Datenverarbeitung, das Recht auf Auskunft und Löschung sowie die Meldung von Datenschutzverletzungen.
  • BDSG: Das BDSG ergänzt die DS-GVO und regelt spezifische Anforderungen innerhalb Deutschlands, z.B. die Bestellung von Datenschutzbeauftragten und die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – DSGVO-KONFORMES SOCIAL-SHARING

TOM (Technische und Organisatorische Maßnahmen)

Die Implementierung von TOM ist zwingend erforderlich, um personenbezogene Daten zu schützen. Dazu zählen u.a. der Zugangsschutz, die Datenverschlüsselung und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.

Bei risikobehafteter Datenverarbeitung ist eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durchzuführen, um potenzielle Auswirkungen auf die Rechte der betroffenen Personen zu bewerten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

BLOG-TIPP: EFFEKTIVE UMSETZUNG VON TECHNISCHEN UND ORGANISATORISCHEN MASSNAHMEN (TOM) IM DATENSCHUTZ

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Unternehmen sind verpflichtet, ein Verzeichnis über alle Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses Verzeichnis soll Transparenz schaffen und ist auch Grundlage für die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden.

Maßnahmen zur strukturierten Umsetzung der Datenschutzvorgaben

Um die Anforderungen der Datenschutzvorgaben effektiv zu erfüllen, müssen Unternehmen eine Reihe von gezielten Maßnahmen ergreifen. Nachfolgend schildern wir essentielle Schritte, die Sie in Ihre Datenschutzstrategie integrieren sollten:

Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Wenn Ihr Unternehmen in einer bestimmten Größe operiert oder besonders sensible Daten verarbeitet, ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) gemäß BDSG unerlässlich.

Der DSB überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorgaben, berät die Unternehmensführung und fungiert als Ansprechpartner für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden.

BLOG-TIPP: DIE BENENNUNG DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter im Bereich Datenschutz. Alle Mitarbeitenden sollten über die Grundlagen des Datenschutzes informiert sein und wissen, welche Maßnahmen in ihrem Alltag zu beachten sind. Regelmäßige Fortbildungen und Workshops können helfen, das Bewusstsein für Datenschutzrisiken zu schärfen und Verstöße zu minimieren.

Entwickeln Sie ein umfassendes Datenschutzkonzept, das sowohl die interne Organisation als auch die Prozesse zur Datenverarbeitung abbildet. Das Konzept sollte klare Richtlinien für die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Löschung von personenbezogenen Daten enthalten. Es dient als Leitfaden für alle Mitarbeiter und stellt sicher, dass die Datenschutzvorgaben in der gesamten Organisation beachtet werden.

BLOG-TIPP: BERECHTIGUNGSKONZEPTE UND ZUGRIFFSKONTROLLEN ALS TEIL DES DATENSCHUTZES

Dokumentation und Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Halten Sie alle Verarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis fest. Dies fördert die Transparenz und hilft, die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben nachzuweisen. Das Verzeichnis sollte Informationen über die Art der verarbeiteten Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger der Daten sowie die Löschfristen enthalten.

Bei neuen Projekten oder wenn Änderungen an bestehenden Datensystemen vorgenommen werden, sollte eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden, um potenzielle Risiken für die Rechte der betroffenen Personen frühzeitig zu identifizieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, Maßnahmen zur Risikominderung proaktiv zu ergreifen.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ-FOLGENABSCHÄTZUNG: WANN UND WIE?

Implementierung Technischer und Organisatorischer Maßnahmen (TOM)

Entwickeln Sie spezifische technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Dies kann Maßnahmen wie die Verschlüsselung von Daten, Zugriffssteuerungen und Firewalls, regelmäßige Sicherheitsaudits und das Monitoring von Datenzugriffen umfassen. Technische Sicherheitslösungen können helfen, Datenverluste durch Cyberangriffe, Malware oder unbefugten Zugriff zu verhindern.

Erstellung und Kommunikation einer Datenschutzerklärung

Verfassen Sie eine klare und verständliche Datenschutzerklärung, die den betroffenen Personen erläutert, wie und warum ihre Daten erhoben und verarbeitet werden. Diese Erklärung sollte leicht zugänglich sein und alle erforderlichen Informationen gemäß DS-GVO enthalten.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Datenschutzmaßnahmen

Der Datenschutz ist ein dynamischer Prozess. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Datenschutzpraktiken und passen Sie diese an neue gesetzliche Vorgaben oder veränderte Umstände innerhalb Ihres Unternehmens an. die Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses kann die Wirksamkeit der Datenschutzmaßnahmen stärken.

Die strukturierte Umsetzung der Datenschutzvorgaben erfordert ein fundiertes Konzept, klare Prozesse und die Mitarbeit aller Mitarbeitenden. Durch gezielte Maßnahmen und die Schaffung eines Bewusstseins für Datenschutzfragen stärken Unternehmen nicht nur ihre Rechtskonformität, sondern bauen auch Vertrauen zu ihren Kunden auf.

Die genannten Schritte bieten eine solide Grundlage, um datenschutzrechtliche Anforderungen erfolgreich zu implementieren und zu erfüllen. Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne mit unserem Fachwissen, um Ihre individuellen Datenschutzherausforderungen zu meistern.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
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