Lesezeit: 4 Min
Ein Leitfaden für Unternehmen und Organisationen im Datenschutz
Videoüberwachung ist ein weit verbreitetes Sicherheitsinstrument, das von Unternehmen, Organisationen, Praxen, Kanzleien, Vereinen und Schulen eingesetzt wird, um Risiken zu minimieren und die Sicherheit von Personen und Vermögenswerten zu gewährleisten.
Trotz ihrer Vorteile bringt die Implementierung von Videoüberwachungssystemen erhebliche datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich. Die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) definieren zum Beispiel klare Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Bilder sind unter Umständen personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzes.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN NACH DS-GVO?
Einleitung: Die Relevanz von Datenschutz
In der heutigen vernetzten Welt werden personenbezogene Daten in vielfacher Form verarbeitet und gespeichert. Die Bilddaten, die durch Videoüberwachung entstehen, gehören zu den sensiblen Informationen, die besonderen Schutz erfordern.
Die DS-GVO und das BDSG zielen darauf ab, die Privatsphäre der Bürgern zu wahren und geben den Betroffenen umfangreiche Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten. Für Unternehmen ist es daher von entscheidender Bedeutung, sich mit diesen Regelungen vertraut zu machen und sie in die Praxis umzusetzen.
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Die Videoüberwachung darf nur dann erfolgen, wenn ein rechtlicher Grund vorliegt. Häufig fällt dies unter das „berechtigte Interesse“. Dieses rechtliche Interesse kann die Sicherheit von Mitarbeitern, Kunden oder von unternehmenseigenem Eigentum umfassen.
Bei der Abwägung der Interessen ist es entscheidend zu berücksichtigen, dass die Maßnahme nicht unverhältnismäßig in die Rechte der Betroffenen eingreift. Bei unklaren Sachverhalten sollte rechtlicher Rat eingeholt werden.
Transparenz Anforderungen
Transparenz zählt zu den grundlegendsten Prinzipien der DS-GVO. Unternehmen müssen die betroffenen Personen über die Überwachungsmaßnahmen informieren. Hierzu gehört:
- Informieren über die Verarbeitung: Bereitstellung klarer und verständlicher Informationen zu den Verarbeitungszwecken, der verantwortlichen Stelle sowie zu den Rechten der Betroffenen.
- Hinweisschilder: Sichtbare Kennzeichnungen in überwachten Bereichen sind unerlässlich. Diese sollten verständlich formuliert sein, um sicherzustellen, dass niemand unwissentlich überwacht wird.
- Datenschutzinformation: Eine Ergänzung zu den Hinweisschildern stellt eine ausführliche Datenschutzerklärung dar, die auf der Unternehmenswebsite bereitgestellt wird.
Zweckbindung und Notwendigkeit
Nach dem Prinzip der Zweckbindung dürfen die erhobenen Daten nur für den angegebenen Zweck verwendet werden. Die Videoüberwachung muss einen klar definierten Zweck verfolgen, wie beispielsweise Sicherheitsüberwachung oder präventive Maßnahmen gegen Diebstahl. Daten, die über die ursprünglichen Zwecke hinausgehen, dürfen nicht gespeichert oder verarbeitet werden.
Datenminimierung
Mit dem Grundsatz der Datenminimierung verpflichtet sich das Unternehmen dazu, nur die Daten zu erheben, die für den festgelegten Zweck notwendig sind.
BLOG-TIPP: WAS IST DATENMINIMIERUNG?
Verhältnismäßigkeit prüfen
Überlegen Sie, ob eine Vollüberwachung eines Bereichs nötig ist oder ob gezielte Aufnahmen genügen. Möglicherweise kann die Technologie so eingestellt werden, dass nur bestimmte Bewegungen oder Aktivitäten erfasst werden, um eine unnötige Erfassung von Daten zu vermeiden.
Speicherung und Löschung von Daten
Die Speicherung der Videodaten ist kritisch und unterliegt strengen Vorschriften. Legen Sie fest, wie lange die Daten aufbewahrt werden müssen. Die Dauer sollte sich am jeweiligen Verwendungszweck orientieren. Implementieren Sie ein System, das gewährleistet, dass die Daten nach Ablauf der Speicherdauer automatisch gelöscht werden.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ: LÖSCHFRISTEN UND AUFBEWAHRUNGSPFLICHTEN FÜR UNTERNEHMEN
Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Bevor die Videoüberwachung implementiert wird, sollte eine DSFA durchgeführt werden. Diese Bewertung hilft dabei, die potenziellen Risiken für die Rechte und Freiheiten von betroffenen Personen zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu entwickeln. Insbesondere bei umfangreichen Überwachungsmaßnahmen in sensiblen Bereichen ist diese Bewertung unerlässlich.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ-FOLGENABSCHÄTZUNG: WANN UND WIE?
Erstellung interner Richtlinien
Um den Datenschutz aktiv zu fördern, ist es wichtig, interne Richtlinien zu entwickeln, die den Umgang mit Videoüberwachung und den damit einhergehenden Daten regeln. Dazu gehört die Formulierung klarer Prozesse für die Datenerhebung, Speicherung und Löschung. Genauso wichtig sind Schulungen für die Mitarbeiter, um das Bewusstsein für Datenschutzbelange zu schärfen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die durchgeführten Maßnahmen nachvollziehen können.
Regelmäßige Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen
Die Sicherheitsanforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen können sich kurzfristig ändern. Daher ist es wichtig, regelmäßige Audits durchzuführen, um die Notwendigkeit und Rechtmäßigkeit der Videoüberwachung zu überprüfen und die Datenschutzrichtlinien entsprechend anzupassen.
BLOG-TIPP: WAS IST EIN DATENSCHUTZ-AUDIT UND WER BRAUCHT ES?
Dokumentation aller Maßnahmen
Eine lückenlose und transparente Dokumentation der getroffenen Maßnahmen und der datenschutzrechtlichen Anforderungen ist für die rechtliche Nachweisführung von Bedeutung. Halten Sie alle Entscheidungen, Verfahren und Ähnliches fest, um im Falle einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden vorbereitet zu sein.
Professionelle Beratung
Da die gesetzlichen Vorgaben komplex sind und sich regelmäßig ändern, empfiehlt es sich, auf rechtskundige Unterstützung zurückzugreifen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Ihnen helfen, die geltenden Vorschriften zu verstehen und umzusetzen, um rechtlichen Problemen vorzubeugen.
Gerade bei der steigenden Anzahl von Hackerangriffen sollten auch die Systeme der Videoüberwachung ausreichend gesichert werden. Auch hier gilt es, dass Datenschutz und IT- bzw. Cybersicherheit ineinandergreifen. Daher sollte der Datenschutz auch immer die Betrachtung der IT-Sicherheit beinhalten.
Einhaltung des Datenschutzes bei der Videoüberwachung
Die Einhaltung des Datenschutzes bei der Videoüberwachung ist für Unternehmen und Organisationen von wesentlicher Bedeutung. Durch die Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben der DS-GVO und des BDSG können rechtliche Risiken verringert und das Vertrauen von Mitarbeitern sowie Kunden gestärkt werden.
Für eine individuelle Beratung und Unterstützung stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Unser Team von Datenschutzexperten bietet Ihnen maßgeschneiderte Lösungen an, um sicherzustellen, dass Ihre Videoüberwachung rechtskonform ist und die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um für Ihre Organisation Datenschutz ernst zu nehmen und eine vertrauenswürdige Überwachungslösung zu implementieren.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.