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Datenmüll vermeiden, Datenschutz umsetzen und CO₂ einsparen
Datenmüll entsteht jeden Tag und bei jedem von uns. Dabei ist Datenmüll, auch wenn er in digitaler Form kein Papier oder andere Ressourcen verschwendet, ein großer Faktor bei dem Thema CO₂-Verbrauch. Das ist ein Grund, warum Unternehmen und Organisationen sich mit dem Thema Datenmüll beschäftigen sollten.
Wenn man sich mit dem Datenmüll beschäftigt, spielt aber auch der Datenschutz eine große Rolle. Während die CO₂-Einsparung ein wichtiger ökologischer und auch ökonomischer Faktor ist, geht es im Datenschutz um Vorgaben, die umgesetzt werden müssen. Es sollte also ein regelmäßiges digitales Aufräumen stattfinden, welches sinnvoll für die unterschiedlichen Aspekte fungiert.
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Ein Bewusstsein für Datenmüll entwickeln
Der „Digital Clean Up“ ist eine wertvolle Gelegenheit, um ein Bewusstsein für das digitale Leben zu entwickeln und die Datennutzung im Unternehmen systematisch zu optimieren. Ziel ist es, den digitalen Datenmüll, der sich in unseren Systemen ansammelt, zu reduzieren.
Ein bewusster Umgang mit Datenmüll umfasst vor allem das Löschen nicht mehr benötigter E-Mails, veralteter Dokumente und ungenutzter Apps. Regelmäßige Aufräumaktionen sorgen dafür, dass nur notwendige Daten auf unseren Geräten gespeichert bleiben.
Das ist nicht nur für Speicherplatz, CO₂-Verbrauch und Leistungsfähigkeit der Geräte wichtig, sondern eben auch eine Pflichtaufgabe im Datenschutz.
Bedeutung der regelmäßigen Datenbereinigung
Regelmäßige Datenbereinigung ist nicht nur aus Sicht der Produktivität und Sicherheit von Bedeutung, sondern auch für den Umweltschutz. Außerdem kann es dabei helfen, effiziente Prozesse zur Datenaufbewahrung und -löschung zu implementieren und damit Speicherkosten zu senken sowie die Lebensdauer der IT-Ausrüstung zu verlängern.
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E-Mail-Postfach effektiv aufräumen
E-Mail-Postfächer sind häufige Quellen von Datenmüll und können unnötige CO₂-Emissionen verursachen. Pro gesendeter oder gespeicherter E-Mail entstehen im Schnitt 10g CO₂, was sich bei 21 täglichen E-Mails und zusammen mit dem Wasserbedarf für die Serverkühlung, schnell summiert. Ein regelmäßiger digitaler Frühjahrsputz im E-Mail-Postfach kann hier Abhilfe schaffen.
Im Datenschutz dürfen die personenbezogenen Daten von Betroffenen nur so lange aufbewahrt werden, wie Sie für den Zweck benötigt werden. Wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegensprechen, müssen die Daten also gelöscht werden. Dazu gehören auch jene im Datenmüll. Der Datenschutz gibt also verpflichtend vor, dass eine Datenbereinigung durchzuführen ist.
Schritte zur Aufräumung des E-Mail-Postfachs können sein:
- unnötige Newsletter abbestellen
- alte E-Mails löschen
- gesendete Elemente aufräumen
- Papierkorb leeren
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Cloud- und Serverstrukturen und mobile Geräte bereinigen
Laut Studien sind mehr als 50% der gespeicherten Daten in Unternehmen als „Dark Data“ klassifiziert, also Daten, die keiner mehr nutzt oder kennt. Diese befinden sich auch in Cloud- und Serverstrukturen. Auch hier gilt es aufzuräumen. Inventarisieren Sie alle vorhandenen Dokumente und Ordner, besonders in geteilten Strukturen.
Identifizieren und priorisieren Sie häufig genutzte oder wichtige Daten. Entfernen Sie veraltete oder unnötige Dateien und Duplikate. Nutzen Sie klare und aussagekräftige Dateinamen sowie Kategorien. Löschen Sie nicht mehr benötigte Daten. Leeren Sie abschließend den Papierkorb.
Auch die mobilen Geräte wie Diensthandys und Laptops benötigen regelmäßige Aufräumaktionen. Entfernen Sie nicht mehr verwendete Apps. Löschen Sie unnötige Fotos und Videos und sichern Sie wichtige Medien in der Cloud.
Erstellen Sie intuitive Ordnerstrukturen und entfernen Sie Duplikate. Löschen Sie nicht benötigte Verknüpfungen und Dateien vom Desktop. Überprüfen und sortieren Sie die Dateien im Download-Ordner und löschen Sie überflüssige Dateien.
Führen Sie Löschkonzepte ein
Ein wichtiger Bestandteil von Löschung der nicht mehr benötigen personenbezogenen Daten sind Löschkonzepte. Durch regelmäßige Löschungen und die Identifizierung von personenbezogenen Daten auch in Datenmüll, können personenbezogene Daten gemäß der Löschfristen bearbeitet werden und somit der Datenschutz sichergestellt werden.
Was ist Datenmüll?
Datenmüll bezieht sich auf unnötige, veraltete oder redundante Daten, die in den IT-Systemen eines Unternehmens oder einer Organisation gespeichert sind. Diese Daten belasten nicht nur die IT-Infrastruktur, sondern stellen auch ein erhöhtes Datenschutzrisiko dar.
Richtiger Umgang mit Datenmüll im Datenschutz
Um Datenmüll zu minimieren und datenschutzkonform zu behandeln, sollten Unternehmen und Organisationen die folgenden Schritte beachten:
- Dateninventarisierung: Erfassen Sie alle vorhandenen Datenbestände und klassifizieren Sie die Daten nach ihrer Relevanz und Nutzung.
- Regelmäßige Überprüfung: Setzen Sie regelmäßige Überprüfungen der Daten ein, um überflüssige oder veraltete Daten rechtzeitig zu identifizieren und zu entfernen.
- Automatisierte Löschprozesse: Implementieren Sie automatisierte Prozesse, die sicherstellen, dass Daten nach Ablauf der gesetzlichen Speicherfristen gelöscht werden.
- Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit Daten und schulen Sie sie regelmäßig in datenschutzkonformen Verfahren.
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Recht auf Löschung und Recht auf Vergessenwerden
Nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) haben betroffene Personen unter bestimmten Bedingungen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses „Recht auf Löschung“ ist ein wesentliches Instrument zum Schutz der personenbezogenen Daten.
Recht auf Löschung
Das Recht auf Löschung gibt Einzelpersonen das Recht zu verlangen, dass ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, wenn diese
- für die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind,
- unrechtmäßig verarbeitet wurden,
- der betroffenen Person gehören und diese ihre Einwilligung widerrufen hat,
- zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gelöscht werden müssen.
Recht auf Vergessenwerden
Das „Recht auf Vergessenwerden“ erweitert das Recht auf Löschung um die Verpflichtung, personenbezogene Daten nicht nur zu löschen, sondern auch sicherzustellen, dass Dritte, die diese Daten veröffentlicht haben, ebenfalls entsprechende Maßnahmen zur Löschung ergreifen. Zertifikate über die Entfernung müssen vorgelegt werden, um die Erfüllung dieser Verpflichtungen zu verifizieren.
Fazit
Der Umgang mit Datenmüll spielt auch im Datenschutz eine wichtige Rolle. Um Löschfristen und die Betroffenenrechte ausreichen umzusetzen, müssen entsprechende Löschkonzepte erstellt, umgesetzt und stetig weiterentwickelt werden.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.