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Warum der Datenschutz für Vereine wichtig ist
Der Datenschutz und dessen Einhaltung ist unter anderem in der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der EU und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt und muss von jedem, der personenbezogene Daten verarbeitet umgesetzt werden. Dazu gehören neben Unternehmen, Schulen, Kindergärten usw. auch Vereine und andere Organisationen.
Zum Thema Aushänge in Schrebergärten hat die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) NRW erst im März 2025 einen Artikel mit entsprechenden Tipps zur Einhaltung des Datenschutzes veröffentlicht. Grund genug für uns auf den Datenschutz und dessen Einhaltung für Vereine noch einmal als Thema einzugehen.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN DER PRAXIS – WAS SIND PERSONENBEZOGENE DATEN NACH DS-GVO?
LDI NRW gibt Tipps zur neuen Schrebergarten-Saison
Dabei geht die LDI NRW auf Ihrer Homepage www.ldi.nrw.de vor allem auf ein Beispiel aus Ihrer Praxis ein: dem Aushang in einem Kleingartenverein. Gerade wenn die Aushänge so angebracht werden, dass diese öffentlich lesbar sind, kann der Datenschutz eine Rolle spielen.
Im genannten Beispiel „hatte sich ein Kleingartenmitglied darüber beschwert, dass in seinem Verein das Protokoll der Jahreshauptversammlung zur Einsichtnahme ausgehängt worden war“ – so die LDI in der Pressemitteilung vom 18.3.2025. Der Schaukasten des Vereinsheim sei dabei an einem öffentlichen Weg und das Protokoll beinhaltete verschiedene Anträge mit Namen der Antragsteller.
Rechtgrundlage für die Offenlegung fehlt – andere Art der Bekanntmachung möglich
Für die Offenlegung lag nach Einschätzung der LDI NRW keine Rechtsgrundlage vor. Daher musste der Verein verwarnt werden. Die Begründung der LDI NRW: „Für eine Offenlegung von personenbezogenen Daten an jeden, der des Weges kommt, fehlt es an einer Rechtsgrundlage. Der Wunsch des Vereins, den traditionellen Weg des Aushangs zu wählen, muss hinter dem Interesse einzelnen Mitglieder*innen an Privatheit zurückstehen – insbesondere, wenn keine Einwilligung der Mitglieder*innen vorliegt.“ (Quelle: www.ldi.nrw.de)
Die LDI NRW machte dabei noch einmal deutlich, dass es heutzutage andere und einfachere Wege gäbe, um ein Protokoll der Mitgliederversammlung bekannt zu geben. Darüber hinaus rät sie dazu, wenn Vereine Sitzungsprotokolle ohne Einwilligung der dort genannten Personen öffentlich machen bzw. aushängen möchten, diese Angaben unkenntlich zu machen bzw. zu schwärzen.
BLOG-TIPP: ANONYMISIERUNG UND PSEUDONYMISIERUNG IM DATENSCHUTZ
Datenschutz und Vereine: Pflichten, Konsequenzen und Tipps zur Umsetzung
Der Datenschutz hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen, insbesondere seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) im Jahr 2018 und der Anwendung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese Regelwerke verpflichten zahlreiche Institutionen, darunter auch Vereine, strenge Datenschutzmaßnahmen zu ergreifen, um die Rechte ihrer Mitglieder und Kontakte, der sogenannten Betroffenen zu schützen.
Wer muss den Datenschutz umsetzen?
Die DS-GVO und das BDSG gelten für alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Dies schließt ein breites Spektrum an Einrichtungen ein, darunter auch gemeinnützige Organisationen und Vereine. Konkret bedeutet dies, dass jede Form von Verarbeitung personenbezogener Daten – sei es die Erhebung, Speicherung oder Weitergabe von Informationen über Mitglieder, Interessenten und Kontakte – unter die Vorschriften dieser Datenschutzregelungen fällt.
Es ist wichtig zu beachten, dass Vereine als verantwortliche Stellen agieren, wenn sie Daten erfassen und verarbeiten. Daher sind sie verpflichtet, die Anforderungen der DS-GVO zu erfüllen und müssen im Ernstfall nachweisen können, dass sie diese Vorschriften einhalten.
BLOG-TIPP: SCHWIERIGKEITEN BEI DER UMSETZUNG DES DATENSCHUTZES IN SCHULEN UND BILDUNGSEINRICHTUNGEN
Pflichten der Vereine im Datenschutz – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Vereine sind verpflichtet, ein Verzeichnis über alle Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses Dokument sollte Informationen über die Art der Daten, die Verarbeitungszwecke sowie die betroffenen Personengruppen enthalten.
Mitglieder und andere betroffene Personen müssen klar und verständlich über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Dies geschieht typischerweise in Form einer Datenschutzerklärung. Auch müssen Vereine alle Betroffenenrechte einhalten.
BLOG-TIPP: BETROFFENENRECHTE IM DATENSCHUTZ
Einwilligungen einholen
Sofern die Datenverarbeitung auf Einwilligungen beruht, müssen diese dokumentiert und eine einfache Möglichkeit zur Widerrufung bereitgestellt werden.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Vereine müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise Passwortschutz, Zugriffskontrollen und regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende.
Manche Vereine sind gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der Datenschutzbestimmungen kann auch für Vereine gravierende Konsequenzen haben. Dazu zählen:
- Bußgelder: Datenschutzbehörden können empfindliche Geldstrafen verhängen, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des jährlichen weltweiten Umsatzes betragen können, je nachdem, welcher Wert höher ist.
- Reputationsschäden: Ein Verstoß gegen den Datenschutz kann das Vertrauen von Mitgliedern und der Öffentlichkeit nachhaltig schädigen, was sich negativ auf die Vereinsarbeit auswirken kann.
- Schadensersatz für Betroffene: Betroffene Personen haben unter Umständen Recht, gegen die verantwortliche Stelle Klage einzureichen, was zu zusätzlichen Kosten und Verpflichtungen für den Verein führen kann.
Tipps zur Umsetzung von Datenschutz in Vereinen
Die Umsetzung des Datenschutzes kann für Vereine eine Herausforderung darstellen. Hier sind einige praktische Tipps, die helfen können:
- Schulung des Teams: Es ist essenziell, alle Mitarbeitenden und Vorstandsmitglieder angemessen über die Datenschutzbestimmungen zu informieren und regelmäßig Schulungen anzubieten, um das Bewusstsein zu schärfen.
- Externer Datenschutzbeauftragter für Vereine: Die Personalressourcen in einem Verein sind häufig limitiert. Die Hinzuziehung eines externen Datenschutzbeauftragten kann wertvolle Expertisen liefern. Diese Berater können dabei helfen, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
- Beratung im Datenschutz und in der IT-Sicherheit für Vereine: Datenschutz und IT-Sicherheit hängen nah zusammen. Eine sichere IT-Infrastruktur ist entscheidend für den Schutz personenbezogener Daten.
- Regelmäßige Überprüfung: Einmal implementierte Datenschutzmaßnahmen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Erstellen einer Datenschutzerklärung: Die Datenschutzerklärung sollte auf der Vereinswebsite gut sichtbar platziert werden. Sie sollte regelmäßig aktualisiert und leicht verständlich sein, um den Mitgliedern Transparenz zu bieten.
BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ IN UNTERNEHMEN UMSETZEN – DIE BEDEUTUNG DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Datenschutz in Vereinen sicher umsetzen
Der Datenschutz ist ein unverzichtbarer Aspekt der Vereinsarbeit und erfordert proaktive Maßnahmen von allen Verantwortlichen. Die Einhaltung der Vorschriften der DS-GVO und des BDSG schützt nicht nur die personenbezogenen Daten von Betroffenen wie Mitgliedern, Interessenten, Lieferanten usw., sondern fördert auch das Vertrauen in den Verein.
Durch Schulungen, professionelle Beratung und die Implementierung effektiver Sicherheitsmaßnahmen können Vereine ihre Verantwortung im Datenschutz ernst nehmen und somit rechtliche sowie reputationsbezogene Risiken minimieren. Aktuelle Entwicklungen im Datenschutz sollten stets im Auge behalten werden, um auf mögliche Änderungen rechtzeitig reagieren zu können.
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.