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Personenbezogene Daten in Arbeitsverhältnissen
Ein gutes Arbeitsumfeld für alle zu schaffen, steht in unserer Arbeitswelt immer mehr im Fokus, auch wenn es um die Bindung von guten Arbeitnehmern geht. Abläufe sollen optimiert werden, aber auch die Mitarbeiter stellen ein wertvolles Gut für Unternehmen dar. Mitarbeiterbefragungen können dabei ein wichtiges Tool sein, um abzufragen, wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist, was verbessert werden muss und wo es vielleicht Potential gibt.
Wer eine Mitarbeiterbefragung durchführen möchte, verarbeitet unter Umständen personenbezogene Daten – der Mitarbeiter wird zum Betroffenen im Sinne des Datenschutzes. Daher greift dann auch der Datenschutz. Was gilt es dabei zu beachten?
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Mitarbeiterdaten in der Geschäftswelt
Das Wichtigste zuerst: Mitarbeiterbefragungen sind in der Regel immer Bewertungen und müssen immer auf freiwilliger Basis erfolgen. Es liegt keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vor, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Daher macht es Sinn, die Mitarbeiterbefragungen anonym durchzuführen.
Auch ein Rückschluss auf eine natürliche Person darf durch eine Herleitung von Antworten oder Angaben nicht gegeben sein. Das sollte bereits bei der Erstellung der Fragen beachtet werden.
Auch die Art und Weise der Befragungen muss mit den Vorgaben des Datenschutzes konform sein. Dazu gehört auch, dass man berücksichtigt, ob es zum Beispiel eine Anmeldung im System geben muss für die Umfrage, IP-Adressen getrackt werden könnten oder sonstige personenbezogene Daten verarbeitet werden könnten.
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Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen muss in Sachen Datenschutz die vorgaben von DS-GVO und BDSG erfüllen.
- DS-GVO (Datenschutzgrundverordnung): Diese Verordnung ist für alle Unternehmen und Organisationen in der Europäischen Union verbindlich und legt z.B. fest, dass personenbezogene Daten nur mit einer rechtmäßigen Grundlage verarbeitet werden dürfen.
- BDSG (Bundesdatenschutzgesetz): Ergänzend zur DS-GVO regelt das BDSG bestimmte nationale Aspekte des Datenschutzes in Deutschland.
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Freiwillig und anonym – die Mitarbeiterbefragung
Eine Mitarbeiterbefragung sollte immer freiwillig und im besten Falle anonym erfolgen, da es in der Regel keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Kontext gibt.
Sollte es, aus welchen Gründen auch immer, notwendig sein, personenbezogene Daten zu Verarbeiten, kann es hier meist nur über die Einwilligung des Mitarbeiters zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gehen. Einer der zentralen Punkte beim Datenschutz für Mitarbeiterbefragungen ist die Einholung der Einwilligung. Dabei müssen Mitarbeiter vor der Teilnahme an Befragungen umfassend über Zweck, Umfang und mögliche Folgen der Datenverarbeitung informiert werden.
Die Teilnahme an Befragungen und auch die Herausgabe und Zustimmung zu einer Datenverarbeitung müssen stets freiwillig sein. Mitarbeiter dürfen nicht unter Druck gesetzt werden, an Befragungen teilzunehmen oder persönliche Informationen preiszugeben.
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Anonymisierung und Pseudonymisierung
Um den Datenschutz zu gewährleisten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Anonymisierung: Idealerweise sollten die Daten anonymisiert oder aggregiert werden, sodass Rückschlüsse auf individuelle Mitarbeiter nicht möglich sind.
- Pseudonymisierung: Sollte eine Anonymisierung nicht möglich sein, können Daten pseudonymisiert verarbeitet werden. In diesem Fall werden persönliche Identifikatoren entfernt, sodass die Identität der Mitarbeiter geschützt bleibt.
Auch die Implementierung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) ist unerlässlich, um die Sicherheit der Daten während der Befragung zu gewährleisten. Stellen Sie daher sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den gesammelten Daten haben. Sichern Sie die Übertragung von Daten durch geeignete Verschlüsselungstechnologien. Sensibilisieren Sie alle Mitarbeiter, die mit den Daten arbeiten, für die Wichtigkeit des Datenschutzes.
Transparenz und Informationspflicht
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, ist verpflichtet, transparent mit der Datenverarbeitung umzugehen. Dazu gehört die Datenschutzerklärung. Erstellen Sie eine klare und verständliche Datenschutzerklärung, die alle Aspekte der Datenverarbeitung während der Mitarbeiterbefragung abdeckt.
Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter einen Ansprechpartner für Fragen zu Datenschutz und zur Befragung haben.
DS-GVO-konformer Umgang mit den Ergebnissen
Die Auswertung der Ergebnisse sollte ebenfalls datenschutzkonform erfolgen: Achten Sie darauf, dass die Daten nicht in einer Weise veröffentlicht werden, die eine Identifizierung einzelner Mitarbeiter ermöglicht.
Waren Sie die Zweckbindung. Verwenden Sie die gesammelten Daten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck und halten Sie sich an die beschriebenen Vereinbarungen.
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Mitarbeiterbefragungen und der Datenschutz – ein Fazit
Mitarbeiterbefragungen bieten eine wertvolle Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen. Gleichzeitig müssen Unternehmen jedoch sicherstellen, dass diese Befragungen unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen durchgeführt werden.
Durch die Einhaltung der genannten Regeln schützen Sie nicht nur die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeiter, sondern stärken auch das Vertrauen in Ihr Unternehmen als verantwortungsbewussten Arbeitgeber.
Für weitere Informationen oder individuelle Beratungen zum Thema Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns direkt!
Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig. Ist in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Als Gründer und Geschäftsführer der Datenschutzberater.NRW GmbH betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen Datenschutz und GoBD-Beratung.